6 PHẦN CỦA EMAIL VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA NÓ - CÔNG NGHỆ - 2026

Các phần chính của email là chủ đề, người nhận, nội dung, tệp đính kèm, CC hoặc Bcc và chữ ký. Thư điện tử (e-mail) là một dịch vụ trao đổi thư điện tử được cung cấp bởi các nhà cung cấp mạng khác nhau như Google và Microsoft.

Email được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới, không có vấn đề gì là giao tiếp đã được thực hiện nhanh hơn với các cuộc trò chuyện. Nguyên nhân rất đơn giản, e-mail không chỉ dùng để gửi tin nhắn bằng văn bản, nó là một nền tảng cho phép bạn gửi các loại tệp đính kèm đến bất kỳ nơi nào trên thế giới.

Email cũng rất quan trọng vì nó được yêu cầu sử dụng nhiều dịch vụ trên các trang web khác như mạng xã hội và các tổ chức ngân hàng. Đây là bước đầu tiên để người dùng có thể sử dụng nhiều dịch vụ được cung cấp trên mạng.

Từ lâu người ta đã chỉ ra rằng con người là một sinh thể xã hội. Tất cả mọi người cần tương tác để giữ cho tâm lý khỏe mạnh, chính vì lý do đó mà công nghệ truyền thông đã là một trong những công nghệ tiên tiến nhất.

Trên thực tế, con người đã tiến hóa để duy trì tương tác xã hội của chúng ta. Từ các hang động, một người đàn ông bị cô lập đã không sống sót.

Đó là lý do tại sao từ đó chúng ta đã đi từ tranh, đến lời nói, ngôn ngữ viết, đến bưu điện, điện báo, điện thoại và nhiều năm sau nữa, bây giờ với internet; tới email.

Một email được chia thành những phần nào?

Địa chỉ người nhận / người gửi

Nó là yếu tố chính của email. Đây là email của người sẽ nhận được tin nhắn, nếu không có người nhận thì email sẽ không đến được đâu.

Khi tin nhắn đến, người nhận địa chỉ của người nhận sẽ là người nhận địa chỉ của người gửi, vì địa chỉ email của người gửi tin nhắn sẽ được hiển thị.

Công việc

Để ngăn email bị lọc thành thư rác, bạn cần đặt một chủ đề. Đây là tiêu đề của email và là thứ đầu tiên người nhận sẽ nhìn thấy trước khi mở email.

Do đó, bạn nên có thông tin ngắn gọn và quan trọng để mở đầu về nội dung thư nhận được.

CC hoặc BCC

Nó là bản sao được gửi cho những người nhận khác. Dưới đây là lưu ý các địa chỉ email khác mà bản sao của email đã gửi sẽ đến.

Tùy chọn CC –với bản sao- sẽ hiển thị tất cả địa chỉ cho tất cả người nhận, tuy nhiên, tùy chọn BCC –với bản sao ẩn- sẽ gửi bản sao với tính riêng tư hơn.

Sử dụng Bcc, địa chỉ của từng người nhận sẽ bị ẩn. Nghĩa là, người nhận sẽ không thấy thư đã được gửi cho ai khác.

Thân hình

Nó là bản chất của email. Ở đây mọi thứ bạn muốn giao tiếp đều được thể hiện, cơ thể chính là thông điệp.

Nó không có giới hạn từ và có thể được mở rộng bao lâu tùy thích, nhưng chúng tôi khuyến nghị rằng nó không nên chứa quá nhiều thông tin và nếu có, tốt hơn là nên đính kèm mọi thứ trong một tệp.

File đính kèm

Chúng là các tệp được thêm vào thư để người nhận tải xuống. Đây có thể là nhiều và thuộc nhiều loại khác nhau.

Ảnh, video, tài liệu, thư mục, bản trình bày, bảng tính, v.v. có thể được đính kèm vào e-mail. Tất cả các tệp này phải được lưu trữ trên máy tính của nhà phát hành.

Chắc chắn

Đây là ở cuối email. Nó là một chữ ký được lập trình sẵn và tự động từ thời điểm đó cho tất cả các tin nhắn.

Nếu đó là địa chỉ email cá nhân, có thể thêm chữ ký tùy chỉnh với các cụm từ và biểu tượng cảm xúc.

Tuy nhiên, nếu là địa chỉ email công việc, chữ ký phải mang thông tin về người gửi tin nhắn.

Bạn nên sử dụng định dạng sẽ được sử dụng trong danh thiếp. Đặt tên, số điện thoại liên lạc, công ty bạn làm việc và vị trí của bạn, v.v.

Email được tổ chức như thế nào?

Một email phải được viết tốt để người nhận có thể hiểu được. Có một số khía cạnh nhất định phải được lưu ý khi viết email và những điều cần lưu ý trước khi gửi nó.

Lời chào

Nó phải là phần đầu tiên của thư và rất cần thiết nếu đó là một email chính thức. Nó thiết lập thông điệp hướng đến ai và bắt đầu những gì bạn muốn diễn đạt một cách thân mật.

Cách viết lời chào phụ thuộc vào việc ai là người nhận và ai là người gửi. Nếu đó là email công việc, giọng điệu của lời chào phải trang trọng hơn, nhưng nếu là email cá nhân, người gửi có thể có một số quyền tự do nhất định với nó.

Nội dung tin nhắn

Đây là phần quan trọng nhất của thư. Ở đây mọi thứ bạn muốn đạt được với thông điệp đó đều được truyền đạt.

Một email công việc nên có đặc điểm là ngắn gọn và súc tích. Tiếp cận vấn đề một cách nhanh chóng nhưng luôn nhớ duy trì một giọng điệu thân mật, không quá thân thiện vì nội dung quá tải về chi tiết và mất mục đích thực sự.

Bạn phải sử dụng hợp lý các dấu câu, lý do đằng sau điều này là vì không sử dụng chúng, bạn có thể làm mất ý nghĩa của thông điệp hoặc hiểu sai, ngôn ngữ viết không dễ giải mã như lời nói.

Biết ai đó đang đề cập đến điều gì sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nghe thấy giọng nói được sử dụng và cách nó được thể hiện; điều này không thể được ghi chú bằng văn bản.

Đó là lý do tại sao thông điệp nên cố gắng bắt chước cuộc trò chuyện bằng miệng và phản ánh rõ ràng nơi bạn muốn đến bằng cách sử dụng các dấu hiệu ngữ pháp và chính tả tốt.

Thông báo này phải nêu rõ mục tiêu, lợi ích và các yêu cầu mà không làm lạc đề quá nhiều.

Từ biệt

Phân đoạn này là kết thúc của thông điệp. Để thực hiện mục đích truyền đạt tất cả những gì mong muốn, việc kết thúc tốt đẹp là điều cần thiết.

Việc đóng sẽ xảy ra sau khi tất cả các điểm trong thông báo đã được thiết lập. Không có lời tạm biệt lý tưởng cho tất cả các email, vì tất cả phụ thuộc vào bản chất của thư.

Chúng tôi khuyến nghị rằng lời tạm biệt có tên của người gửi, mặc dù điều này có thể thay đổi tùy theo tình hình. Nếu đó là một cuộc trao đổi e-mail liên tục, tên nên được bỏ qua sau e-mail đầu tiên.

Một email hay và dễ hiểu không chỉ dựa vào nội dung của thư, phần lớn chính là từ ngữ và cách thể hiện nội dung đó là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu của email đã nói.

Người giới thiệu

1. Peter, I. Lịch sử của email. Trích từ nethistory.info.
2. Cao Nam Columbus. Các phần cơ bản của email. Trích từ southcolumbushigh.com.
3. Leigh, J. Các phần của Thư điện tử. Trích từ techwalla.com.
4. Email của Zimbra. Các phần của thư email. Trích từ zimbra.com.
5. Su, T. 15 Mẹo Viết Email Hiệu Quả. Trích từ nhóm biên tập công cụ thinkimplenow.com.Mind. Viết email hiệu quả: Thu hút mọi người đọc và hành động trên tin nhắn của bạn. Lấy từ mindtools.com.Foresman, S. Các phần của Thư Email. Trích từ teachervision.com.
6. Giải phẫu của một email. Trích từ cú phápis.com.