7 GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH QUAN TRỌNG NHẤT - VIỆC LÀM - 2026

Các giai đoạn lập kế hoạch bao gồm thu thập thông tin về các tình huống có thể xảy ra và dự kiến ​​kế hoạch hành động sẽ được tuân theo trong từng tình huống. Lập kế hoạch là bước đầu tiên phải được thực hiện trong điều hành và / hoặc quản lý của bất kỳ tổ chức nào.

Theo nghĩa này, lập kế hoạch là lý luận về các khía cạnh khác nhau của hoạt động của một ý tưởng kinh doanh. Trong quá trình lập kế hoạch, văn hóa tổ chức tồn tại hoặc bạn muốn nuôi dưỡng trong công ty phải được tính đến, bởi vì điều đó sẽ quyết định việc lựa chọn chiến lược này hay chiến lược khác.

Tương tự như vậy, các mục tiêu kinh doanh phải được ghi nhớ vì đây là những mục tiêu sẽ hướng dẫn các hành động được thực hiện.

Đặc điểm quy hoạch

Đơn vị

Mỗi đơn vị trong công ty có thể có một kế hoạch hành động nhưng phải luôn gắn với kế hoạch chung để nó góp phần thực hiện mục tiêu đã đề ra.

Liên tục

Lập kế hoạch là một nhiệm vụ thường xuyên.

Độ chính xác

Nó phải được xác định rõ ràng và hướng tới các khía cạnh cụ thể của tổ chức.

Khả năng thâm nhập

Nó là một hoạt động có ảnh hưởng đến tất cả các cấp bậc của công ty.

7 giai đoạn chính của lập kế hoạch

1- Nghiên cứu môi trường

Một giai đoạn rất quan trọng là điều tra, vì nó cho phép thu thập thông tin có giá trị về quá khứ và hiện tại của công ty, để dự đoán các kịch bản có thể xảy ra trong tương lai.

Một trong những phương pháp phổ biến nhất để thực hiện cách tiếp cận này đối với môi trường bên trong và bên ngoài của công ty là ma trận SWOT. Nó là một công cụ hữu ích để xác định điểm yếu (D), cơ hội (O), điểm mạnh (F) và mối đe dọa (A) của một doanh nghiệp.

Xác định các yếu tố này sẽ cho phép các nhà điều hành tận dụng các điểm mạnh để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu các mối đe dọa.

Nó cũng hữu ích nếu biết những điểm yếu để khắc phục những điểm này để loại bỏ chúng càng nhiều càng tốt.

Trong cuộc điều tra này, các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động của tổ chức cũng phải được xác định.

2- Đặt mục tiêu

Với thông tin thu thập được trong giai đoạn điều tra, có các yếu tố để thiết lập các mục tiêu kinh doanh.

Điều này có nghĩa là các kết quả dự kiến ​​thu được trong một thời gian nhất định được xác định và vạch ra. Những nỗ lực và nguồn lực của con người và vật chất sẽ được đầu tư cho những mục tiêu mà họ lựa chọn.

3- Xác định chiến lược

Một khi điểm đến được quyết định, đã đến lúc xác định cách thức mà điểm đó sẽ đạt được.

Chiến lược là nền tảng để đạt được các mục tiêu. Nó phải được thống nhất giữa các nhà quản lý và phải tính đến tất cả các yếu tố có thể.

Chiến lược phải chắc chắn và đồng thời phải linh hoạt, để có cơ hội điều chỉnh nó cho phù hợp với các điều kiện của môi trường.

Một khía cạnh quan trọng khác tại thời điểm này là truyền thông chiến lược đã chọn đến tất cả các cộng tác viên của công ty, để mọi người biết vai trò của họ trên con đường đạt được mục tiêu.

Các chiến lược thay thế nên được xem xét để đối phó với các tình huống khác nhau.

4- Xây dựng chính sách thể chế

Với chiến lược đã chọn và mục tiêu rõ ràng, có thể quyết định đâu là tiêu chí sẽ chi phối hành động.

Xác định các chính sách cụ thể cho phép phân quyền và phân định rõ ràng các thủ tục. Ngoài ra, chúng còn thể hiện các giá trị kinh doanh và hợp lý hóa các quy trình.

Các chính sách thể chế mang lại tính khách quan, liên tục và ổn định trong quá trình ra quyết định, đồng thời giúp nhân viên mới tham gia dễ dàng hơn.

5- Xác định lịch trình

Có mục tiêu rõ ràng và chiến lược xác định, đã đến lúc ấn định thời hạn cho hành động. Điều này được hoàn thành với một lịch trình; một ngày được thiết lập để đạt được các mục tiêu.

Nó là một loại lịch của các hoạt động. Tốt nhất, đây phải là một ước tính thận trọng nhưng thực tế về thời gian cần để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Biểu đồ này nên tích hợp các nhiệm vụ lớn và nhỏ theo thứ tự thời gian.

Có một ma trận do Henry Laurence Gantt nghĩ ra vào thế kỷ 20, cho phép các giai đoạn khác nhau của một dự án được hình dung rõ ràng trên một dòng thời gian. Điểm bắt đầu và điểm kết thúc của mỗi nhiệm vụ được đánh giá cao.

6- Ước tính hoặc tính toán ngân sách

Trong giai đoạn lập kế hoạch này, mục tiêu là biết chi phí liên quan đến việc thực hiện chiến lược đã chọn. Chi phí cho mỗi hoạt động được thêm vào lịch trình hoạt động.

Tất cả các nguồn lực sẽ được đầu tư và mọi thứ phải được sản xuất để đáp ứng các mục tiêu cũng phải được chi tiết hóa.

Tại thời điểm này, giá của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cũng được quyết định, cũng như thu nhập ước tính. Trong trường hợp này cũng phải có một số linh hoạt để đối phó với các sai lệch và / hoặc tổn thất có thể xảy ra.

7- Xác định cơ chế kiểm soát

Mỗi giai đoạn của quá trình lập kế hoạch yêu cầu một chỉ số cho phép xác định việc thực hiện đủ điều kiện hay không của giai đoạn đó. Cần phải có các tham số để đánh giá sự tuân thủ với từng điều này.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Chỉ có lập kế hoạch mới đảm bảo việc sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn lực khi muốn phát triển doanh nghiệp. Tương tự như vậy, tính ngẫu hứng và chủ quan khi đưa ra quyết định cũng giảm đi.

Người giới thiệu

1. Cruz, Chimal Javier (2013). Quy trình hành chính: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát. Phục hồi từ: gestioolis.com
2. Hernández, S. (2002). Tư tưởng, Quy trình, Chiến lược và Quản trị Vanguard. Mexico. McGraw-Hill Interamericana.
3. Molina, Dafne (2013). Lập kế hoạch và các đặc điểm của nó trong quy trình hành chính. Phục hồi từ: grandespymes.com.ar
4. San, Luís (2008). Các giai đoạn lập kế hoạch. Được khôi phục từ: admluisfernando.blogspot.com
5. Sánchez, Isaac (2010). Lập kế hoạch Đã khôi phục từ: Adminteso1.blogspot.com
6. Sánchez, Romina (2010). Quy trình lập kế hoạch hành chính trong các công ty đào tạo nhân sự cho việc quản lý kiểm soát tốt. Khôi phục từ: Publishers.urbe.edu
7. Đại học Barcelona. 5 bước chính trong giai đoạn lập kế hoạch. Được khôi phục từ: obs-edu.com