7 CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH - VIỆC LÀM - 2025

Các chức năng của trợ lý hành chính là các nhiệm vụ hỗ trợ và đồng hành với các hoạt động bình thường mà một công ty phát triển. Do đó, chúng rất cần thiết cho một hoạt động hiệu quả của cùng một.

Các hoạt động này thường thay đổi tùy theo lĩnh vực kinh doanh của công ty mà họ làm việc. Ví dụ, trong các văn phòng chuyên môn như công ty luật, trợ lý thường được đào tạo cụ thể để thực hiện một số hoạt động nhất định.

Tuy nhiên, có những chức năng chung cho tất cả các lĩnh vực thường xoay quanh việc phân phối và quản lý thông tin trong văn phòng. Điều này bao gồm quản lý tài liệu, lưu trữ và tổ chức các sự kiện.

Nhưng những hoạt động này có thể trở nên rộng rãi hơn nhiều. Đôi khi, các trợ lý hành chính cũng phải đảm nhận việc xử lý thông tin kế toán và thậm chí đảm bảo hoạt động của các nguồn lực công nghệ của công ty.

7 chức năng chính của trợ lý hành chính

1- Quản lý tài liệu

Một trong những chức năng chính của trợ lý hành chính là giúp các thành viên văn phòng quản lý tài liệu và hồ sơ.

Thông thường tác vụ này liên quan đến việc lưu trữ, tổ chức và quản lý các tệp.

Tuy nhiên, trong những trường hợp nhất định, họ cũng có thể cần viết, chỉnh sửa và xem xét tài liệu.

Ở một số công ty, họ thậm chí còn được yêu cầu đọc chính tả các bức thư hoặc ghi chú và ghi lại biên bản các cuộc họp diễn ra.

Trong một số trường hợp, ví dụ khi đến với một công ty luật, cần phải được đào tạo chuyên ngành để có thể thực hiện các chức năng này: trợ lý hành chính sẽ cần hiểu các thuật ngữ và thủ tục pháp lý.

Mặt khác, trợ lý hành chính làm việc trong lĩnh vực y tế cần các kỹ năng khác nhau. Họ phải được đào tạo cần thiết trong việc ứng xử với bệnh nhân và đọc các báo cáo y tế.

2- Lập kế hoạch sự kiện

Việc lập kế hoạch sự kiện văn phòng cũng thường do các trợ lý hành chính chịu trách nhiệm. Quy mô của trách nhiệm này có thể thay đổi tùy theo quy mô của công ty.

Một sự kiện có thể chỉ đơn giản là một cuộc họp hoặc bữa trưa kinh doanh, nhưng nó cũng có thể là một hội nghị lớn hơn hoặc bữa tiệc công ty.

Trong cả hai trường hợp, người tham dự phải quản lý tất cả các tiêu chí liên quan đến sự kiện.

Điều này bao gồm liên hệ với nhà cung cấp, đặt chỗ, chọn thực đơn và trang trí. Nhưng nó cũng bao gồm việc liên hệ, mời và xác nhận người tham dự, diễn giả và giảng viên nếu điều này là cần thiết.

3- Sự quan tâm trực tiếp đến người dùng và khách truy cập

Dịch vụ khách hàng thường là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất đối với trợ lý hành chính. Đối tượng mà sự chú ý được tập trung luôn phụ thuộc vào quy mô của công ty và định hướng kinh doanh của công ty.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ phục vụ công chúng trực tiếp, trợ lý hành chính có thể được yêu cầu để gặp gỡ khách hàng.

Khi điều này xảy ra, công việc của họ là nhằm hướng dẫn và phục vụ họ trong quá trình họ đi qua các cơ sở của công ty.

Ở các công ty lớn hơn, trợ lý hành chính sẽ phải tiếp những vị khách có tính chất khác như đối tác hoặc nhà cung cấp lớn.

Trong trường hợp này, nhiệm vụ của họ sẽ là hướng dẫn họ hoàn thành chương trình nghị sự và các cuộc họp với ban quản lý hoặc các lĩnh vực khác của công ty.

4- Điện thoại và sự chú ý ảo

Loại dịch vụ khách hàng bao gồm điện thoại và hỗ trợ ảo. Trong trường hợp hỗ trợ qua điện thoại, bao gồm định hướng của khách hàng và đối tác, cũng như việc tổ chức và điều hành các chương trình nghị sự.

Khi nói đến sự chú ý ảo, các nhiệm vụ sẽ phụ thuộc vào các kênh mà công ty cung cấp cho dịch vụ khách hàng hoặc quản lý thông tin.

Trong một số trường hợp, nó liên quan đến việc xử lý email, trả lời, chuyển tiếp hoặc lưu trữ thư khi cần.

Trong một số trường hợp khác, khi các kênh giao tiếp ảo đa dạng hơn, các nhiệm vụ khác có thể được bao gồm, chẳng hạn như tham dự công chúng thông qua hệ thống trò chuyện hoặc thậm chí trả lời câu hỏi thông qua mạng xã hội của công ty.

Ở các công ty lớn, thông thường sẽ có những nhân sự tập trung đặc biệt vào các kênh giao tiếp này. Khi doanh nghiệp còn nhỏ, nhiệm vụ này thường được giao cho các trợ lý hành chính.

5- Quản lý chương trình nghị sự

Quản lý chương trình nghị sự thường là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với trợ lý hành chính.

Trách nhiệm này bao gồm việc tiếp nhận các yêu cầu về các cuộc hẹn và cuộc họp qua điện thoại, gặp trực tiếp hoặc trực tuyến và sắp xếp chúng vào chương trình làm việc theo các tiêu chí đã xác định.

Nó cũng bao gồm việc lên lịch các cuộc họp trong và ngoài công ty, các bữa ăn trưa làm việc và các chuyến công tác.

Trong những trường hợp sau, trợ lý cũng có trách nhiệm đặt vé máy bay, khách sạn, nhà hàng hoặc phòng họp khi cần thiết.

6- Kế toán

Các trợ lý hành chính đôi khi chịu trách nhiệm theo dõi và ghi chép các khoản chi phí xảy ra trong công ty. Những nhiệm vụ này có thể đơn giản, giống như ghi lại một số chi phí nhất định trên bảng tính.

Trong một số trường hợp, trợ lý được yêu cầu phải được đào tạo để phát triển các nhiệm vụ phức tạp hơn. Ví dụ, trách nhiệm của bạn có thể bao gồm việc báo cáo kế toán cho ban giám đốc.

Thông thường điều này phụ thuộc vào quy mô của công ty. Một công ty lớn thường có nhiều vai trò chuyên biệt hơn; trong đó, thông tin kế toán được quản lý bởi một người được thuê cho mục đích đó.

Tuy nhiên, một trong những kỹ năng cơ bản đối với bất kỳ trợ lý hành chính nào là thành thạo phần mềm kế toán văn phòng, chẳng hạn như Microsoft Excel.

7- Quản lý công nghệ

Quản lý các nguồn lực công nghệ cũng là một phần chức năng của các trợ lý hành chính. Theo nghĩa này, trách nhiệm của bạn là đảm bảo rằng tất cả các công cụ cần thiết cho hoạt động của công ty hoạt động tốt.

Điều này bao gồm tạo bản sao lưu thông tin có trong thiết bị máy tính và cập nhật phần mềm chống vi-rút, trong số các tác vụ khác.

Mặt khác, nó bao gồm việc quản lý các thiết bị như máy chiếu và máy tính xách tay.

Nó cũng ngụ ý việc sửa đổi và bảo trì các thiết bị cần thiết cho sự phát triển bình thường của các hoạt động thuộc trách nhiệm của nó.

Điều này không có nghĩa là trợ lý hành chính phải có kiến ​​thức kỹ thuật. Công việc của nó đặc biệt bao gồm việc thuê nhân viên kỹ thuật thực hiện việc bảo trì thiết bị định kỳ để tránh thất bại.

Người giới thiệu

1. Bucky, J. (2017). Nhiệm vụ Công việc của Thư ký Điều hành và Trợ lý Hành chính. Được khôi phục từ: thebalance.com
2. Xây dựng sự nghiệp. (2016). Làm việc như một trợ lý hành chính - Một sự lựa chọn tuyệt vời cho các nhà tổng quát. Phục hồi từ: Careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Trợ lý Hành chính Y tế Làm gì? Được khôi phục từ: rasmussen.edu
4. Nghiên cứu.com. (SF). Nhiệm vụ của Trợ lý Hành chính. Phục hồi từ: study.com