- 7 chức năng chính của trợ lý kế toán
- 1- Hoạt động thương mại
- 2- Quản lý hàng tồn kho
- 3- Thanh toán
- 4- Điều chỉnh ngân hàng
- 5- Chuẩn bị báo cáo
- 6- Chiếu báo cáo tài chính
- 7- Lập tờ khai thuế
- Các trách nhiệm khác của thư ký kế toán
- Kỹ năng Thư ký Kế toán
- Người giới thiệu
Các chức năng của trợ lý kế toán là những người tìm cách hỗ trợ khu vực hoặc người chịu trách nhiệm kế toán trong một công ty. Họ là nhân viên trong một công ty và chịu trách nhiệm về kế toán tài chính của công ty.
Người hoạt động như một trợ lý kế toán phải được tổ chức, bởi vì anh ta phải giữ cho các tài liệu kế toán và tài chính có trật tự.
Công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) cần được thành thạo vì ngày nay nhiều khía cạnh của kế toán được xử lý tự động với các chương trình máy tính chuyên dụng.
Mức độ tập trung của bạn phải cao vì bạn sẽ xử lý thông tin nhạy cảm cho tổ chức và trong một số trường hợp là tiền mặt. Vì lý do này, hành vi đạo đức của họ phải là không thể phủ nhận.
Rõ ràng, trợ lý kế toán được yêu cầu phải có kiến thức về kế toán, vì trách nhiệm của anh ta sẽ tập trung trong lĩnh vực đó.
7 chức năng chính của trợ lý kế toán
Không có quy định hoặc quy định nào chỉ ra một cách dứt khoát các chức năng mà trợ lý kế toán phải thực hiện, nhưng nói chung, họ phải hoàn thành các nhiệm vụ sau:
1- Hoạt động thương mại
Trợ lý kế toán phải hỗ trợ kế toán thực hiện các hoạt động thông thường và bất thường liên quan đến việc mua các yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động của công ty.
Theo nghĩa này, hãy tìm kiếm và so sánh ngân sách để công ty có thể quyết định mua hàng của ai. Khi quyết định được thực hiện, kế toán là người đăng ký nhà cung cấp và viết phiếu lương.
Một nhiệm vụ khác của trợ lý kế toán là quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và các khoản thanh toán cho các dịch vụ công.
2- Quản lý hàng tồn kho
Thư ký kế toán cũng chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát việc kiểm kê tài sản của tổ chức và vật tư văn phòng.
Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, bạn được yêu cầu theo dõi sự giảm giá của hàng tồn kho nói trên.
3- Thanh toán
Việc lập và kiểm soát hóa đơn là một trong những công việc chiếm phần lớn thời gian của một trợ lý kế toán.
Nhiệm vụ của họ là ghi lại tất cả các hóa đơn do công ty phát hành, tuân thủ các quy định thể chế và pháp luật được áp dụng.
Trợ lý kế toán chuẩn bị các hóa đơn, nhập chúng vào hệ thống của công ty, đăng ký chúng như là tài khoản phải trả và đảm bảo rằng việc thanh toán được thực hiện theo các điều kiện đã thiết lập với khách hàng.
Nhiệm vụ này phải được thực hiện với trình tự nghiêm ngặt và độ chính xác, vì thông tin này ảnh hưởng đến kết quả báo cáo chi phí của công ty và ảnh hưởng đến tài khoản của nhà cung cấp.
4- Điều chỉnh ngân hàng
Chức năng này bao gồm việc biết chính xác vị trí của các tài khoản ngân hàng của công ty và so sánh chúng với sổ đăng ký các khoản phải thu và phải trả của chính công ty, với mục tiêu không có sự chênh lệch giữa thứ này với thứ khác.
Bằng cách này, có thể phát hiện những sơ suất có thể xảy ra trong hồ sơ của một tài khoản phải thu hoặc tài khoản đã được thanh toán.
Theo cách tương tự, nó phục vụ để xác minh tính chính xác của hồ sơ được lưu giữ từ công ty.
5- Chuẩn bị báo cáo
Thư ký kế toán cũng được phân công viết các báo cáo kế toán, là những bản ghi chép chi tiết về tất cả các bất động sản và bất động sản của tổ chức.
Báo cáo này được viết bằng văn xuôi và không có nhiều con số như số dư sẽ có.
Tương tự như vậy, trợ lý kế toán viết các báo cáo tài chính chi tiết dưới dạng văn bản về số tiền mà công ty sở hữu.
Tính định kỳ của các báo cáo này phụ thuộc vào các chính sách thể chế.
Báo cáo đã nói là một yêu cầu khi đăng ký vay vốn ngân hàng, hoặc chúng có thể được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ khi họ phải làm điều gì đó về nó.
6- Chiếu báo cáo tài chính
Kế toán chịu trách nhiệm chuẩn bị kế hoạch này, nhưng trợ lý kế toán hỗ trợ anh ta bằng cách cung cấp cho anh ta tất cả các đầu vào mà anh ta yêu cầu cho việc lập dự toán.
Theo cách tương tự, trợ lý kế toán thường là người chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ cho việc lập dự toán đó.
7- Lập tờ khai thuế
Mọi công ty đều có các nghĩa vụ tài chính và phụ cấp trước chính phủ của quốc gia của họ, và trợ lý kế toán hỗ trợ trong các thủ tục mà việc thực hiện các nghĩa vụ này ngụ ý.
Thông thường, nó liên quan đến việc thu thập thông tin thuế từ công ty, điền vào các biểu mẫu và nộp các khoản thuế hoặc thuế.
Bạn cũng phải giữ biên lai của các bước này và sau đó xuất trình chúng cho các thực thể kiểm soát yêu cầu chúng.
Các trách nhiệm khác của thư ký kế toán
Ngoài các chức năng được liệt kê ở trên, trợ lý kế toán phải:
- Đăng ký các khoản tín dụng đã trả hoặc nợ cho công ty.
- Theo dõi ngày đến hạn của các khoản phải thu, phải trả.
- Hỗ trợ trong việc thu hồi công nợ.
- Lập và thực hiện các khoản tiền gửi ngân hàng.
- Đúng các giao dịch thẻ tín dụng.
- Đi mua sắm.
- Thanh toán hóa đơn.
- Duy trì hồ sơ cập nhật về hoạt động tài chính.
- Theo dõi số dư dòng tiền của công ty.
- Thực hiện các khoản phí và thanh toán.
- Giữ các tài khoản T (biểu diễn đồ họa của tài khoản kế toán).
- Hỗ trợ phòng Nhân sự trong việc tính toán giờ làm việc của nhân viên.
Kỹ năng Thư ký Kế toán
Ngoài kiến thức kỹ thuật, một trợ lý kế toán phải có một số đặc điểm hoặc phẩm chất đặc biệt để công việc của họ được thực hiện có chất lượng. Một số phẩm chất sau đây là:
- Trung thực.
- Năng lực thương lượng.
- Sự thẳng thắn.
- Sự trưởng thành hoặc trí tuệ cảm xúc.
- Giao tiếp thành thạo.
- Khả năng tạo dựng niềm tin.
Người giới thiệu
- Giáo dục (s / f). 4 chức năng của trợ lý kế toán. Phục hồi từ: educationative.net
- Gerencie (2017). Chức năng của trợ lý kế toán. Phục hồi từ: gerencie.com
- Henderson, J. (s / f). Nhiệm vụ trợ lý kế toán. Được khôi phục từ smallbusiness.chron.com
- Chính phủ Michigan (2008). Trợ lý kế toán. Đã khôi phục từ: michigan.gov
- Pymex (2016). Vai trò và trách nhiệm của Thư ký Kế toán. Được khôi phục từ: pymex.pe
- Ruiz, Juan Pablo (s / f). Biết những thông tin mà mọi trợ lý kế toán phải nắm vững. Đã khôi phục từ: bill-e.mx