7 CHỨC NĂNG NỔI BẬT NHẤT CỦA THƯ KÝ - VIỆC LÀM - 2026

Các chức năng chính của thư ký bao gồm quản lý chương trình nghị sự, phục vụ công chúng và xử lý thông tin bí mật. Đó là người phụ trách thực hiện các công việc hỗ trợ hành chính trong một văn phòng.

Vị trí này có thể được đảm nhiệm bởi một người đàn ông hoặc phụ nữ, mặc dù phổ biến nhất là phụ nữ thực hiện nó.

Họ thường phụ trách các vấn đề bí mật của những người có thứ bậc nhất định trong công ty, chẳng hạn như giám đốc, quản lý, chủ tịch và những người khác. Điều đó khiến họ trở thành cánh tay phải của người điều hành mà họ làm việc.

Nếu công ty nhỏ, khối lượng công việc chủ yếu của thư ký liên quan đến các nhiệm vụ văn phòng cơ bản.

Một số quốc gia trên thế giới dành một ngày đặc biệt cho ông trong năm để cảm ơn và kỷ niệm công lao của ông. Ví dụ, ở Colombia, Peru và Mexico, ngày của thư ký là ngày 26 tháng 4, trong khi ở Venezuela là ngày 30 tháng 9.

7 chức năng chính của thư ký

Công việc của một thư ký là hỗ trợ và cộng tác với sếp để cô ấy có thể hoàn thành đầy đủ vai trò của mình trong tổ chức mà không bị trì hoãn hay phân tâm.

Mặc dù tính chất của công ty ảnh hưởng đến loại công việc cần thiết của một thư ký, nhưng có thể nói rằng chức năng chính của cô ấy là:

1- Quản lý chương trình làm việc

Thư ký có trách nhiệm cập nhật chương trình làm việc của người mà cô ấy làm việc. Ở đó, bạn nên phản ánh tất cả các cam kết công việc và đôi khi là những cam kết cá nhân.

Bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ dữ liệu của tất cả những người và tổ chức mà chủ lao động của bạn phải có liên quan.

Chương trình làm việc của thư ký thường được coi là nhật ký hoạt động của giám đốc điều hành mà cô ấy làm việc.

2- Chú ý đến công chúng

Quan tâm đến quần chúng là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất mà người thư ký phải thực hiện. Bạn phải trả lời các cuộc gọi và ghi lại lý do của chúng, cũng như tất cả dữ liệu cho phép chủ nhân của bạn theo dõi vấn đề một cách hiệu quả.

Anh cũng là người tiếp khách trong văn phòng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng đối với thư ký là duy trì một hình ảnh phù hợp với hình ảnh công ty tại nơi làm việc.

Vai trò của anh ở đó không chỉ là chào hỏi và khiến du khách phải chờ đợi một cách thân thiện mà còn đưa ra những chỉ dẫn và hướng dẫn đầu tiên về văn hóa tổ chức và quy trình nội bộ của công ty.

3- Quản lý tài liệu

Ngoài việc là người nhận và xử lý thư từ của sếp, một thư ký còn viết, đọc, trả lời và gửi hầu hết các thư, thông báo, bản ghi nhớ và email của chủ nhân.

Để đạt được điều này, bạn nên sử dụng một số ứng dụng phần mềm cho phép bạn chuẩn bị các tài liệu đó với tốc độ và sự nhanh nhẹn hơn.

Tính cụ thể của các năng lực này sẽ phụ thuộc vào loại công việc được yêu cầu trong lĩnh vực mà bạn làm việc.

Thư ký quản lý cơ sở dữ liệu liên lạc của sếp và các tập tin thư từ bằng văn bản, cũng như biên bản cuộc họp và các tài liệu quan tâm khác trong văn phòng.

Thư ký thường ghi chú những vấn đề được thảo luận trong các cuộc họp quan trọng.

4- Quản lý thông tin nhạy cảm (nội bộ và bên ngoài)

Trong số các chức năng giúp phân biệt một thư ký giỏi là xử lý đầy đủ và hiệu quả tất cả các thông tin cực kỳ quan trọng cho hoạt động của công ty hoặc tổ chức nơi cô ấy làm việc.

Ví dụ, bạn phải có quyền kiểm soát các văn bản pháp lý có thể được các cơ quan chính phủ yêu cầu bất cứ lúc nào.

Bạn cũng có thể có quyền truy cập thông tin từ môi trường hoặc từ bất kỳ tác nhân nào liên quan đến công ty. Thông tin này phải được quản lý một cách kín đáo, hiệu quả và kịp thời.

5- Tổ chức văn phòng

Thư ký phải vận hành và bảo trì các thiết bị và nội thất văn phòng: điện thoại, máy photocopy, máy in, máy chiếu, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, v.v.

Anh ta là người kiểm soát việc tồn kho vật tư và thiết bị văn phòng. Nó cũng giữ cho các hệ thống tệp vật lý và điện tử được trật tự để thông tin luôn sẵn sàng khi cần thiết.

Thư ký phải có một không gian làm việc sạch sẽ và có tổ chức, vì nó thường là một trong những điều đầu tiên mà những người bên ngoài công ty nhìn thấy khi bước vào cơ sở của công ty.

6- Chuẩn bị bài thuyết trình

Thông thường, một giám đốc điều hành phải trình bày báo cáo của mình dưới dạng trình bày tóm tắt và xếp hạng thông tin. Đối với nhiệm vụ này, anh ấy thường nhờ thư ký giúp đỡ.

Người ở trong ban thư ký phải đảm bảo rằng thông tin xuất hiện ở đó phản ánh chính xác dữ liệu mà sếp của anh ta muốn chia sẻ.

Bạn cũng phải cẩn thận rằng đó là bản trình bày không có lỗi chính tả và phải phù hợp với bản sắc đồ họa của công ty.

7- Giám sát hành chính

Thư ký cũng có trách nhiệm nhận thức được rằng phải tuân thủ các chính sách và thủ tục cần thiết để chăm sóc tài sản của công ty hoặc tổ chức mà cô ấy làm việc.

Theo cấp bậc của sếp, thư ký có thể xác nhận tính chính xác của dữ liệu phản ánh chi tiết của các hoạt động ngân sách.

Thư ký phải đảm nhận việc kiểm soát quản lý và điều hành chính xác các nguồn lực trong văn phòng.

Thư ký ảo

Với sự gia tăng của các công việc trực tuyến, bóng dáng của các thư ký trực tuyến hoặc trợ lý ảo xuất hiện.

Các thư ký này thực hiện hầu hết các nhiệm vụ được mô tả ở trên nhưng từ xa. Trong những trường hợp này, thư ký tính phí dịch vụ của họ theo giờ hoặc theo dự án.

Người giới thiệu

1. Văn hóa Tiền tệ (2015). 4 chức năng chính của thư ký. Phục hồi từ: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Danh sách các nhiệm vụ của một thư ký. Đã khôi phục từ: work.chron.com
3. Pymex (2016). Chức năng nhiệm vụ của Thư ký hành chính. Được khôi phục từ: pymex.pe
4. Tình nguyện ngay (s / f). Vai trò của thư ký là gì? Đã khôi phục từ: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Các chức năng của thư ký với tư cách là trợ lý cho trưởng phòng là gì? Phục hồi từ: pyme.lavoztx.com