VĂN PHÒNG TRONG THẾ GIỚI KINH DOANH: CHỨC NĂNG, THIẾT BỊ VÀ VẬT CHẤT - VIỆC LÀM - 2025

Các văn phòng trong thế giới kinh doanh đại diện cho phần của công ty nơi dữ liệu nhận và ban hành được xử lý, nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu của tổ chức cho sự phát triển bình thường của hoạt động hoặc hoạt động của mình.

Tầm quan trọng của nó là bởi vì mọi công ty sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ, bất kể chi nhánh mà nó chuyên môn hóa, đều cần một nhóm người để quản lý hoạt động và xử lý các chức năng quản trị khác. Hầu hết những người này làm việc trong các văn phòng.

Số lượng nhân viên trong một văn phòng có thể khác nhau, nhưng tất cả các tổ chức, bất kể loại hình hoặc quy mô, đều yêu cầu nhân viên văn phòng xử lý các công việc hàng ngày. Nhân viên văn phòng điều hành nhiều khía cạnh khác nhau của một doanh nghiệp.

Các khía cạnh này bao gồm kế toán, xử lý văn bản và dữ liệu, viễn thông và các hoạt động khác. Chúng cần thiết trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế, từ sản xuất đến vận tải.

Công nghệ đóng góp cơ bản cho văn phòng: nó cho phép thực hiện nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

Đặc trưng

- Các dịch vụ quan trọng do văn phòng cung cấp bao gồm cả dịch vụ hành chính và các dịch vụ khác cho các bộ phận khác của tổ chức, không thể hoạt động nếu không có văn phòng.

- Văn phòng cũng quan trọng trong một tổ chức như bộ não trong cơ thể con người. Vì vậy, văn phòng là bộ não của công ty. Nó thu thập thông tin từ các nguồn bên trong và bên ngoài khác nhau, ghi lại, tổ chức và phân tích để cung cấp cho ban quản lý. Tất cả các loại thông tin, cả quá khứ và hiện tại, đều có sẵn trong văn phòng.

- Văn phòng cũng đóng vai trò trung gian. Nó kết nối thế giới bên ngoài với các phòng ban khác nhau và ngược lại. Tất cả các đơn bán hàng được nhận thông qua văn phòng. Kết nối tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp, chính phủ và công chúng. Quan hệ công chúng rất quan trọng trong các văn phòng hiện đại.

- Là trái tim của mọi hoạt động kinh doanh; nó giống như một trung tâm hành chính thần kinh. Thông tin về mua bán, tài chính và thông tin liên lạc được luân chuyển từ văn phòng.

- Nó là một trung tâm điều khiển; nó là phương tiện mà các chính sách của công ty được thực hiện. Khi doanh nghiệp phát triển, mỗi nhà lãnh đạo được trao quyền để đưa ra quyết định và hành động của riêng họ. Như vậy, mỗi bộ phận sẽ có một văn phòng riêng, để quản lý dễ dàng hơn trong việc vạch ra các kế hoạch và chính sách của mình.

Một số hoạt động chính được thực hiện trong các văn phòng là:

• Các cuộc họp.
• Kêu gọi sự chú ý.
• Thống nhất về chiến lược của công ty.
• Thống nhất về mục tiêu.
• Tổ chức các tệp vật lý và máy tính.
• Hỗ trợ khách hàng.
• In và sao chép tài liệu.

Thiết bị và vật tư

Thiết bị văn phòng đã phát triển để cho phép tự động hóa nhiều hơn. Tự động hóa văn phòng có nghĩa là sử dụng máy móc để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại và tẻ nhạt mà mọi người từng làm. Máy tính cũng giúp người lao động hoàn thành công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Trong số các thiết bị mà chúng ta có thể tìm thấy trong văn phòng là:

Hệ thống điện thoại công việc và điện thoại bàn

Chúng là phương tiện chính được sử dụng để giao tiếp trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp.

Máy vi tính

Để xử lý thông tin, hiện đang là mạch máu của bất kỳ văn phòng nào. Chúng cũng rất cần thiết cho giao tiếp nhờ email.

Mạng máy tính và kết nối Internet

Nếu thông tin là mạch máu của công ty, thì mạng máy tính là động mạch dẫn thông tin đó qua mọi lĩnh vực của doanh nghiệp. Cần có cáp Ethernet, bộ định tuyến và modem để kết nối mạng cục bộ với Internet.

Máy in đa chức năng

Khi thông tin là kỹ thuật số, chúng ta muốn in ra, và nếu nó được in ra, chúng ta muốn quét nó. Mặt khác, chúng tôi muốn nhận nó hoặc gửi nó bằng fax. Những đội này làm tất cả.

Máy hủy giấy

Khi tạo ra giấy in, nó thường phải được tiêu hủy. Văn phòng chịu trách nhiệm về thông tin mà nó nắm giữ.

Máy photocopy

Cần thiết để sao chép tài liệu.

Máy chiếu và màn hình video

Dùng để thuyết trình trong phòng họp.

Thiết bị cho thương nhân

Điểm bán máy và máy tính tiền.

Đồ nội thất

Trong nội thất trong văn phòng, chúng ta có thể tìm thấy những thứ sau:

• Nhiều cái ghế
• Bàn
• Khối
• Tủ
• Thảm
• Bàn họp

Đồ dùng văn phòng và vật tư

Một số vật liệu và vật tư cần thiết cho hoạt động của một văn phòng là:

- Tờ giấy trắng: Dùng để in và photocopy, viết ghi chú ngắn và trình bày bảng lật.

- Giấy cuộn: giấy fax nhiệt, băng nhãn, giấy điểm bán hàng.

- Mẫu in sẵn: hóa đơn, tờ khai thuế, phiếu lương, lịch bàn.

- Nhãn và giấy dính: nhãn cho bìa hồ sơ, nhãn giá và ghi chú sau nó.

- Vật tư tiêu hao để in: hộp mực và hộp mực.

- Phương tiện lưu trữ di động: USB và thẻ nhớ.

- Chốt cơ: kẹp giấy và loại bướm, kim bấm.

- Chốt hóa chất: băng keo, keo trong suốt.

- Dụng cụ vệ sinh: giẻ lau, thùng, thùng tái chế, chổi, xà phòng, chất làm sạch không khí, chất khử trùng, khăn giấy và giấy vệ sinh.

- Máy nhỏ: bấm lỗ giấy, bấm kim, bấm kim, tem cao su, máy đánh số và gọt bút chì.

- Lưu trữ vật lý: thư mục, phong bì, hộp, kệ và bàn sắp xếp.

- Vật liệu viết và sửa: bút chì, bút mực, bút dạ, băng sửa, dung dịch sửa và tẩy.

Ví dụ về các công việc trong văn phòng

Nhà văn / biên tập viên trên các trang web và báo chí

Các nhà văn và biên tập viên, cho dù họ ở trong nhóm làm việc hay làm việc tại nhà, đều làm việc trong văn phòng. Các nhà văn tạo nội dung cho các ấn phẩm in, trang web và blog. Các biên tập viên chỉnh sửa nội dung đã được viết.

Nhân viên lễ tân

Một nhân viên lễ tân bận rộn trong văn phòng chào đón khách hàng và nhà cung cấp, viết email, trả lời cuộc gọi điện thoại, nhận tin nhắn, gửi email, liên lạc điện thoại với những nhân viên cụ thể và nộp hồ sơ.

Người đại diện dịch vụ khách hàng phải hiểu biết về doanh nghiệp mà họ làm việc, cũng như các sản phẩm và dịch vụ của họ để giúp đỡ khách hàng. Bạn phải trả lời các cuộc gọi và email, nhận đơn đặt hàng và hoàn lại tiền.

Kế toán

Kế toán hay kế toán đều làm việc trong môi trường văn phòng. Nhiệm vụ của anh ta bao gồm chuẩn bị thuế, thanh toán hóa đơn, nhận thanh toán, trong số những nhiệm vụ khác.

Người quản lý

Giám đốc văn phòng quản lý công việc của văn phòng. Nhiệm vụ của họ có thể bao gồm tuyển dụng, sa thải hoặc lên lịch làm việc cho nhân viên, giao nhiệm vụ, đào tạo nhân viên mới, tạo và thực thi các chính sách văn phòng, giám sát nhóm làm việc, giải quyết các tình huống và bảo trì hệ thống máy tính.

Gọi sự chú ý-Trung tâm cuộc gọi

Những người làm việc trong trung tâm cuộc gọi được yêu cầu trả lời các cuộc điện thoại từ khách hàng của công ty họ làm việc. Bạn cần trả lời câu hỏi, nhận khiếu nại và xử lý đơn đặt hàng.

Người giới thiệu

1. Rob Waugh (2017). Công nghệ văn phòng tiếp theo là gì? Máy điện đàm. Kết nối Doanh nghiệp Nhỏ. Lấy từ: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Doanh nghiệp Nhìn vào Máy tính và Văn phòng - VĂN PHÒNG HÔM NAY, LỰC LƯỢNG CÔNG VIỆC CỦA DOANH NGHIỆP, XU HƯỚNG TRONG KINH DOANH, THẾ GIỚI TÀI CHÍNH. Lấy từ: Career.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Làm thế nào máy tính đã thay đổi văn phòng mãi mãi. Tin tức BBC. Lấy từ bbc.com.
4. Wikipedia, bách khoa toàn thư miễn phí (2018). Quản lý văn phòng. Lấy từ: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Thông tin cơ bản về văn phòng. Lấy từ: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Thiết bị Văn phòng Cần thiết để Khởi nghiệp. Sự cân bằng Hoạt động & Công nghệ. Lấy từ: thebalance.com.