TỔ CHỨC MA TRẬN: CÁC TÍNH NĂNG QUAN TRỌNG NHẤT - VIỆC LÀM - 2025

Các tổ chức ma trận là một cấu trúc doanh nghiệp, trong đó người lao động tham gia vào các dự án cụ thể trong khi tiếp tục để tham dự vào chức năng của họ. Các kênh kép được sử dụng: một mặt, hệ thống phân cấp chính; và mặt khác, các chương trình cụ thể.

Nói chung, các chương trình hoặc danh mục đầu tư này đại diện cho các dịch vụ mà một công ty cung cấp. Khi nhu cầu và dịch vụ của khách hàng đã được xác định, công ty bắt đầu một dự án trong đó tạo thành một nhóm đa ngành với nhân sự từ các bộ phận khác nhau để thực hiện.

Một tổ chức kiểu này duy trì cấu trúc bảng lương nhân viên được nhóm theo chức năng như trong sơ đồ tổ chức truyền thống, nhưng cũng chuẩn bị sẵn sàng để thích ứng với những thay đổi và nhu cầu của thị trường để đáp ứng họ nhanh hơn nhiều.

Nói cách khác, nó mang lại lợi thế về tính linh hoạt và bảo mật cao hơn trong việc kiểm soát cá nhân các dự án để chúng hoàn thành thành công, đồng thời mang lại cơ hội phát triển và thăng tiến trong tổ chức.

Thực tiễn này thúc đẩy sự phân công trách nhiệm, sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận, sự chia sẻ các nguồn lực và kỹ năng, và một môi trường làm việc năng động.

Tổ chức ma trận trở nên phổ biến sau năm 1970 để điều chỉnh hoạt động sản xuất của các công ty nhằm đáp ứng nhanh hơn cho khách hàng.

Các công ty đưa ra quyết định này thường giữ bí mật về cấu trúc nội bộ này để tránh những bất ổn tài chính có thể xảy ra, cả trước những lời chỉ trích của các công ty bảo thủ và việc sao chép mô hình cấu trúc của họ bởi đối thủ.

Tám tính năng chính

1- Nó cho phép hoạt động dựa trên các dự án

Yếu tố này là yếu tố có thể hiện đại hóa và hợp lý hóa các biểu đồ tổ chức phân cấp tuyến tính truyền thống, làm phát sinh cấu trúc linh hoạt và kép của ma trận. Công ty có thể thực hiện một số dự án cùng lúc mà không ảnh hưởng đến chức năng của bộ phận.

Sự ra đời của một dự án được theo sau bởi việc thành lập một nhóm làm việc với những người có kỹ năng và kiến ​​thức khác nhau. Thiết bị này là tạm thời và được lắp ráp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Nói chung, thời gian dự kiến ​​hoàn thành toàn bộ hoặc một phần của dự án được đáp ứng. Khi dự án hoàn thành, các thành viên có thể được chỉ định lại vào các chương trình khác. Công nhân không bao giờ ngừng thuộc về bộ phận ban đầu của họ.

2- Động lực của nhân tài và nguồn lực

Nhân sự và nguồn lực có năng lực có thể được chia sẻ giữa các bộ phận chức năng và nhóm dự án. Bằng cách này, chúng được sử dụng hiệu quả hơn và bởi nhiều đơn vị hơn trong tổ chức.

3- Giao tiếp và luồng thông tin tự do

Cấu trúc ma trận cho phép nhân viên giao tiếp nhanh hơn bất chấp ranh giới phòng ban. Đó là, thông tin đi lên cả tổ chức và đi ngang.

Thông tin hữu ích của cùng một dự án không nhất thiết phải kèm theo; nó có thể có sẵn cho tất cả mọi người. Điều này tránh các lỗ hổng thông tin và tạo ra một môi trường làm việc hợp tác gắn kết tổ chức.

4- Nó cho phép sự tồn tại của hai nhân vật quản lý cùng một lúc

Mỗi nhóm làm việc mới được chỉ định một người quản lý dự án, người này đóng vai trò là người lãnh đạo các thành viên trong nhóm trong suốt quá trình dự án. Các chức năng của người phụ trách này không được cấp dưới hoặc ưu tiên hơn những người quản lý thường trực của từng bộ phận.

Vì vậy, đôi khi, một nhân viên có thể có hai sếp cùng một lúc. Để hệ thống này không xung đột, điều quan trọng là các thông số phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa hai ông chủ phải được xác định rõ ràng.

5- Phát triển các nhà quản lý tương lai

Việc phân công nhiệm vụ tạm thời cho các thành viên dự án làm cho tổ chức ma trận trở thành một cơ sở tuyệt vời để đào tạo các nhà quản lý tương lai, vì họ dễ xác định hơn trong môi trường làm việc đa ngành.

6- Trọng lượng của trách nhiệm được giao

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm trực tiếp về việc hoàn thành nó trong thời gian và ngân sách đã thiết lập. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ để đảm bảo tuân thủ các chức năng.

Sự thành công của dự án sẽ phụ thuộc vào việc ra quyết định quan trọng của người quản lý, không phụ thuộc vào hệ thống cấp bậc của tổ chức. Phương thức này cũng phân cấp các chức năng và quy trình, nhường chỗ cho một mức độ độc lập hoạt động nhất định trong toàn bộ cấu trúc.

7- Nó cung cấp phản hồi nhanh hơn và hiệu quả hơn

Việc thành lập các nhóm liên ngành cho một dự án mới có thể diễn ra khá nhanh và chương trình có thể bắt đầu gần như ngay lập tức.

Các dự án dựa trên các dịch vụ và sản phẩm cụ thể mà công ty đã sử dụng để cung cấp; Do đó, việc bố trí nhân sự và thời gian bắt đầu công việc là tối thiểu và không cần sự chấp thuận của bộ máy hành chính từ một chuỗi chỉ huy tuyến tính.

Điều này cho phép công ty nhanh chóng thích ứng với những gì thị trường đòi hỏi, mang lại kết quả chất lượng hài lòng trong thời gian ngắn hơn nhiều và bắt đầu một dự án khác ngay lập tức, nếu cần thiết.

Điều này cũng cho phép tồn tại nhiều dự án phát triển song song.

8- Kết thúc một dự án không phải là kết thúc công việc

Sau khi một dự án kết thúc hoặc kết thúc, công ty không phải lo lắng về việc di dời nhân sự, vì nhân viên không bao giờ ngừng thuộc về công việc của họ. Điều này làm giảm chi phí cho công ty.

Ở một số công ty, con số của khoản thanh toán hoặc tiền thưởng đặc biệt cho mỗi dự án được sử dụng cho từng thành viên trong nhóm, nhưng chúng là khoản thù lao độc lập với mức lương thông thường của nhân viên.

Ở những người khác, cả công việc cố định và việc giao cho một nhóm hoặc dự án đều là một phần của chức năng công việc.

Ví dụ về các công ty có tổ chức ma trận

Nestle

Công ty đa quốc gia Nestlé của Thụy Sĩ là nhà sản xuất thực phẩm lớn nhất trên thế giới, có hơn 29 thương hiệu đã đăng ký với doanh thu hàng năm hơn 1,1 tỷ đô la. Tổng công ty này hoạt động theo cơ cấu công ty mẹ.

Tổ chức phi tập trung của Nestlé cho phép các chi nhánh trực thuộc được hưởng sự độc lập cấp cao.

Mặc dù các quyết định chiến lược lớn được đưa ra ở cấp cao nhất, nhiều hoạt động hàng ngày vẫn được giao cho các đơn vị hoặc phòng ban địa phương.

ABB Group (ASEA Brown Boveri)

Đây là một tập đoàn đa quốc gia trong ngành công nghiệp hóa tự động (rô bốt, năng lượng điện và điện tử), từ những năm 80 đã thực hiện một số vụ mua bán và sáp nhập quan trọng của các công ty giúp nó tăng trưởng tốt.

Tổ chức ma trận được giới thiệu vào năm 2001 để tích hợp các hoạt động toàn cầu và phân cấp hoạt động từ trụ sở chính tại Thụy Sĩ.

Điều này đã thành công, cho phép anh ta tiếp cận khách hàng nhiều hơn và quy trình ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều.

Đây là một trong số ít các công ty lớn đã có thể thực hiện ma trận cấu trúc. Hoạt động của nó được tổ chức thành bốn bộ phận toàn cầu, đã hình thành các đơn vị kinh doanh cụ thể tập trung vào một lĩnh vực ngành hoặc loại sản phẩm cụ thể.

Người giới thiệu

1. Fahad Usmani (2012). Cơ cấu tổ chức ma trận là gì? Vòng tròn Nghiên cứu PM. Được khôi phục từ pmstudycircle.com
2. F. John Reh (2017). Thách thức và Lợi ích của Quản lý Ma trận tại Nơi làm việc. Sự cân bằng. Khôi phục từ thebalance.com
3. R. Schnetler, H. Steyn & PJ van Staden. Đặc điểm của cấu trúc ma trận và ảnh hưởng của chúng đến thành công của dự án (Tài liệu trực tuyến). Đại học Pretoria, Nam Phi - Thư viện Điện tử Khoa học Trực tuyến. Được khôi phục từ scielo.org.za
4. Stuckenbruck, LC (1979). Tổ chức ma trận. Quản lý dự án hàng quý, 10 (3), 21–33. Viện Quản lý dự án. Được khôi phục từ pmi.org
5. Martin Webster. Quản lý ma trận là gì? - Hướng dẫn Quản lý Ma trận. Tư tưởng lãnh đạo. Leadersthoughts.com
6. Dave Mote. Quản lý và Cấu trúc Ma trận. Tham khảo cho Kinh doanh - Bách khoa toàn thư về Kinh doanh, xuất bản lần thứ 2. Đã khôi phục từ referenceforbusiness.com
7. Bài luận, Vương quốc Anh. (2013). Cơ cấu tổ chức của Nestle. Các bài luận của Vương quốc Anh. Được khôi phục từ ukessays.com
8. ABB. Công việc kinh doanh của chúng tôi. Đã khôi phục từ new.abb.com