QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH: KHÁI NIỆM, TẦM QUAN TRỌNG, CÁC GIAI ĐOẠN, VÍ DỤ - DUDAS - 2025

Quy trình hành chính là quy trình quản lý, lập kế hoạch và phân tích được thực hiện nhằm đạt được tất cả các mục tiêu của tổ chức. Đó là một cách để nhìn thấy và sau đó kiểm soát các quy trình hiện có trong một công ty, tìm cách chính thức hóa và thiết lập các cách thức thực hiện công việc tốt hơn.

Nghĩa là, nó đề cập đến sự phù hợp của các quá trình khác nhau với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, việc thiết lập các hệ thống đo lường cho các quá trình này, và đào tạo và tổ chức các nhà quản lý để quản lý các quá trình một cách hiệu quả.

Nguồn: pixabay.com

Do đó, quy trình quản trị liên quan đến việc các quy trình của doanh nghiệp được nghiên cứu, xác định, thay đổi và giám sát như thế nào để đảm bảo rằng chúng hoạt động trơn tru và có thể được cải thiện theo thời gian.

Đây là một phương pháp luận hiệu quả để đảm bảo rằng các quy trình hoạt động hiệu quả và hiệu quả, vì điều này sẽ dẫn đến một tổ chức tốt hơn và có lợi hơn. Trên thực tế, nó có nghĩa là một loạt các hoạt động hoặc hoạt động được thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Đó là một cách làm có hệ thống.

Ví dụ, trong một nhà máy có một quy trình sản xuất. Tương tự, trong quá trình hành chính, các nguồn lực và nỗ lực của con người được sử dụng một cách có trật tự để đạt được các mục tiêu cụ thể. Quá trình này gợi ý các vai trò mà người quản lý nên thực hiện.

Khái niệm quy trình hành chính

Quy trình quản trị có thể được định nghĩa là việc tổ chức và phối hợp các hoạt động của một công ty để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó được kết hợp như một yếu tố sản xuất, cùng với vật liệu, máy móc và tiền bạc.

Nó bao hàm sự tham gia và kết nối của các chức năng hoạch định chính sách, hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực để đạt được các mục tiêu của các chính sách đó.

Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh và phức tạp ngày nay, khái niệm này đã trở nên đặc biệt quan trọng. Vì vậy, quản lý hiệu quả quá trình này là hoàn toàn cần thiết cho sự tồn tại của một đơn vị kinh doanh.

Quản lý kinh doanh chung

Quy trình quản trị được sử dụng rộng rãi trong bất kỳ doanh nghiệp hoặc thực thể nào. Nó là yếu tố mang lại sức sống cho doanh nghiệp. Một đơn vị kinh doanh được kỳ vọng sẽ được quản lý hiệu quả. Đây chính xác là những gì được thực hiện trong quản lý.

Nó là điều cần thiết để tiến hành kinh doanh một cách có trật tự. Nó là một chức năng quan trọng liên quan đến tất cả các khía cạnh của công việc của một công ty.

Khái niệm quy trình hành chính là khái quát, bao gồm tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Nói cách khác, đó là một quá trình năng động nhằm tìm cách sử dụng tốt nhất các nguồn lực sẵn có khác nhau để đạt được các mục tiêu đã xác định rõ.

Nguồn lực là con người, vật liệu, tiền bạc, máy móc, phương pháp và thị trường. Kết quả xuất hiện dưới dạng thành tích mục tiêu. Đây là hiệu quả cuối cùng của việc quản lý các yếu tố đầu vào, có sẵn thông qua một quy trình hành chính hiệu quả.

nét đặc trưng

Cải tiến

Quy trình hành chính không nên là một bài tập thực hiện một lần. Nó phải liên quan đến việc đánh giá liên tục các quá trình và bao gồm các hành động để cải thiện tổng dòng chảy của chúng. Tất cả điều này đòi hỏi một chu kỳ đánh giá và cải tiến liên tục của tổ chức.

Các quy trình hiện tại được thay đổi

Thay vì xây dựng các quy trình hoàn toàn mới hoặc "hoàn hảo", các quy trình hiện tại nên được cải thiện để tránh làm hỏng bất kỳ lợi ích nào đã đạt được.

Quá trình liên tục

Đó là một quá trình liên tục và được thực hiện bởi các nhà quản lý khác nhau, những người làm việc ở các cấp độ khác nhau. Đó là một quá trình khác, nơi các nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều phối và kiểm soát các nỗ lực của con người để đạt được các mục tiêu đã xác định rõ.

Tầm quan trọng của quy trình hành chính Nó nhằm mục đích gì?

Chỉ đạo, điều phối và kiểm soát

Nhiều người cùng hợp tác kinh doanh và cần được hướng dẫn thích hợp để tăng hiệu quả. Nếu họ không được hướng dẫn, mọi người sẽ làm việc theo ý muốn của họ và một công việc có trật tự của công ty sẽ không thể thực hiện được.

Vì vậy, quy trình hành chính là cần thiết để hoạch định các hoạt động kinh doanh, hướng dẫn nhân viên đi đúng hướng và cuối cùng là phối hợp nỗ lực để đạt được kết quả thuận lợi nhất.

Hoàn thành có trật tự các mục tiêu kinh doanh

Cần có một quy trình hành chính hiệu quả để đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách có trật tự và nhanh chóng.

Sử dụng tài nguyên tối ưu

Nó tạo điều kiện sử dụng tối ưu nguồn nhân lực và vật lực sẵn có, dẫn đến sự phát triển và thịnh vượng của một công ty. Ngay cả chất thải các loại cũng được loại bỏ hoặc giảm thiểu.

Sức mạnh cạnh tranh

Sức mạnh cạnh tranh phát triển. Điều này cho phép công ty phát triển và mở rộng tài sản và lợi nhuận của mình.

Su thuc day nhan luc

Nhờ đó họ có hứng thú và chủ động hơn trong công việc được giao và góp phần tăng năng suất và lợi nhuận của công ty.

Đồng thời phối hợp nỗ lực để nhanh chóng đạt được mục tiêu kinh doanh, phát triển tinh thần làm việc nhóm.

Quản lý hiệu quả

Xã hội đạt được các lợi ích về phát triển công nghiệp, công bằng cho các nhóm xã hội khác nhau, sự hài lòng và hạnh phúc của người tiêu dùng.

Đảm bảo sử dụng hiệu quả các nhà quản lý

Việc sử dụng hiệu quả các nhà quản lý đảm bảo rằng lợi ích của kinh nghiệm, kỹ năng và sự trưởng thành của họ là sẵn sàng cho công ty.

Đảm bảo hoạt động không gặp sự cố

Nó đảm bảo một công ty hoạt động có trật tự và liên tục trong một thời gian dài. Nó cũng làm tăng hiệu quả, năng suất và lợi nhuận của một công ty.

Xây dựng một tổ chức vững mạnh

Nó đảm bảo sự phát triển của một tổ chức vững chắc, có thể đối mặt với bất kỳ tình huống nào, thuận lợi hay không thuận lợi, một cách thoải mái và tự tin.

Các giai đoạn của quy trình hành chính

Lập kế hoạch

Nó liên quan đến việc xác định một quá trình hành động để đạt được kết quả hoặc mục tiêu mong muốn. Tất cả các chức năng quản lý khác đều liên quan và phụ thuộc vào giai đoạn này.

Nó hoạt động như một công cụ để giải quyết vấn đề. Nó giúp hình dung các vấn đề trong tương lai và giữ cho ban lãnh đạo tập trung vào các giải pháp khả thi.

Cơ quan

Nó có nghĩa là tập hợp các nguồn lực và sử dụng chúng một cách hợp lý để đạt được mục tiêu. Nó vừa là một quá trình vừa là một cấu trúc.

Trình bày việc thiết lập các cách thức và phương tiện để thực hiện một kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, nó cung cấp một cơ cấu hành chính đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kế hoạch.

Nó liên quan đến các khía cạnh khác nhau, chẳng hạn như bộ phận hóa phòng ban, phạm vi kiểm soát, sự phân quyền, thiết lập mối quan hệ sếp - cấp dưới và cung cấp cơ chế điều phối các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.

Địa chỉ

Giai đoạn này khá hoàn chỉnh, vì nó liên quan đến việc chỉ đạo và nâng cao tinh thần của cấp dưới. Nó cũng liên quan đến giao tiếp, dẫn dắt và thúc đẩy.

Nó tìm cách hướng dẫn và chỉ dẫn mọi người thực hiện công việc một cách đúng đắn. Đứng đầu là trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp.

Một kế hoạch rõ ràng và một tổ chức mạnh sẽ tạo tiền đề, nhưng một nhà quản lý được yêu cầu phải dẫn dắt nhân viên của mình đạt được mục tiêu.

Sự phối hợp

Tích hợp hoạt động của các bộ phận khác nhau là điều cần thiết cho hoạt động có trật tự của một tổ chức.

Người quản lý phải điều phối công việc mà anh ta chịu trách nhiệm. Nó là bản chất của quản lý và cung cấp định hướng rõ ràng cho các hoạt động của các cá nhân.

Nó cũng tránh lãng phí và trôi dạt, mang lại sự thống nhất hành động trong tổ chức.

Điều khiển

Cần tránh những hành động sai trái ở cá nhân. Kiểm soát liên quan đến ba khía cạnh chung:

- Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện.

- Đo lường công việc đang thực hiện và diễn giải kết quả đạt được.

- Thực hiện hành động sửa chữa, nếu cần thiết.

Kế hoạch kinh doanh không tự động mang lại kết quả tích cực. Các nhà quản lý phải thực hiện quyền kiểm soát hiệu quả để đạt được thành công của kế hoạch kinh doanh. Kiểm soát là một hoạt động liên tục có tính chất giám sát.

Ví dụ về các giai đoạn

- Trong một công ty

Các công ty có các mục tiêu để đáp ứng và các mục tiêu để đạt được. Đó có thể là việc cung cấp sản phẩm cho người dùng cuối, hoặc cung cấp các dịch vụ để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Đó có thể là sự biến đổi nguyên liệu thô thành từng mảnh, sau này được lắp ráp lại để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Nó cũng có thể là hồ sơ thích hợp của tất cả các giao dịch tài chính của công ty.

Để đạt được những mục tiêu này đòi hỏi phải thực hiện một loạt các nhiệm vụ và hoạt động. Tập hợp các hoạt động hoặc nhiệm vụ này, liên quan đến logic và tuân theo một dòng logic, được gọi là các quy trình quản trị.

Các hoạt động hàng ngày của các công ty, bất kể tính chất, cấu trúc và thậm chí cả ngành mà họ thuộc về, về cơ bản đều được tạo thành từ các quy trình hành chính.

Sản xuất như vậy được coi là một quy trình hành chính, nhưng nó rất rộng khi bạn cũng xem xét cách nó bao gồm các quy trình hành chính khác, chẳng hạn như lắp ráp sản phẩm và đảm bảo chất lượng.

Tài chính cũng rộng như vậy và liên quan đến các quy trình nhỏ nhưng quan trọng như lập hóa đơn và lập ngân sách.

- Trong điều dưỡng

Quy trình hành chính rất bận rộn, bao gồm nhiều vai trò công việc và sự hợp tác của một số nhóm làm việc.

Lập kế hoạch

Các cuộc họp nên được tổ chức với các bác sĩ để giúp thiết lập các chính sách điều dưỡng, tạo ra các biện pháp an toàn và thực hiện các chương trình đào tạo cho nhân viên.

Cơ quan

Có các nhóm đa dạng giúp công việc dễ dàng hơn và cũng tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các đội có thể là nhân viên hỗ trợ, y tá, bác sĩ, phòng cấp cứu, v.v.

Những nỗ lực hợp tác của các đội này ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của toàn bộ bệnh xá.

Địa chỉ

Các nhân viên cần được khuyến khích để có những thay đổi tích cực trong công tác điều dưỡng. Khuyến khích có thể được đưa ra dưới hình thức phần thưởng, khuyến khích, hoặc thậm chí là đánh giá bằng lời nói.

Sự phối hợp

Bạn phải quan tâm đến hoạt động bình thường của bệnh viện và cũng đảm bảo rằng tất cả các câu hỏi đều được giải đáp.

Đó là một công việc mà đa nhiệm là một yêu cầu. Điều quan trọng là phải có sự cam kết của nhân viên.

Điều khiển

Quy trình hành chính đảm bảo rằng người đứng đầu mỗi bộ phận trình bày báo cáo của họ theo định kỳ.

Điều này giúp duy trì ngân sách, thảo luận về những sai lầm mà bệnh nhân mắc phải và hành động chống lại những sai lầm đó.

- Ở bên phải

Các công ty luật có thủ tục rất rõ ràng. Các thủ tục này bao gồm quy trình làm việc của các dịch vụ được cung cấp, cũng như phương pháp luận để xem xét chúng định kỳ, nhằm tìm cơ hội cải tiến.

Với các quy trình hành chính được thiết lập, quản lý phù hợp và tinh thần cởi mở đối với tự động hóa, việc thực thi luật có thể được thực thi một cách hiệu quả.

Từ tài liệu của khách hàng đến các quy trình nội bộ và kế toán, điều quan trọng là phải có một số loại hệ thống để quản lý tài liệu.

Một hệ thống tốt sẽ an toàn, cập nhật, dễ điều hướng và khả năng truy cập cao. Nhân viên phải có thể truy cập mọi thứ liên quan đến công việc của họ, bất kể ở đâu hoặc khi nào họ cần.

Tốt nhất là tạo ra một quy trình xác minh tính chính xác của các tài liệu đã hoàn thành hoặc đảm bảo rằng nhân viên có tất cả các tài liệu cần thiết trước khi ra hầu tòa.

Thực thi các chính sách

Điều quan trọng là đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các chính sách đã thiết lập. Có một cách tiếp cận nhất quán đối với mọi thứ là điều quan trọng để thể hiện một mặt trận thống nhất cả bên trong và bên ngoài.

- Trong giáo dục

Nó đề cập đến việc xác định mục tiêu học tập, nỗ lực tổ chức, các chính sách nội bộ và bên ngoài, cũng như việc tạo ra và áp dụng các quy định thích hợp cho sinh viên và nhân viên giảng dạy, kỹ thuật và hành chính.

Điều này nhằm thiết lập các điều kiện giáo dục để phát triển quản lý hiệu quả, cũng như một quá trình dạy-học phù hợp. Để đạt được mục tiêu này, cần có các hoạt động sau:

- Kiểm tra xem quá trình dạy - học có được xây dựng bằng thực hành đi đôi với lý thuyết, đồng thời xem xét môi trường nơi trường đặt trụ sở và học sinh cư trú.

- Đánh giá việc thực hiện các thủ tục và phương pháp giúp đạt được các mục tiêu.

- Thực hiện các chiến lược thuận tiện nhất để tối ưu hóa việc sử dụng các chương trình học cho từng cấp lớp.

- Thiết lập các thủ tục để đánh giá công việc của giáo viên và học sinh.

Cơ quan

Những người tạo thành cộng đồng giáo dục phải biết các thuộc tính và chức năng của họ, ngoài việc hành động phù hợp với họ.

Lịch làm việc và hoa hồng phải được phân công để từng cán bộ của đơn vị hành chính thực hiện các chức năng đã quy định.

- Tiếp thị / tiếp thị

Tiến hành nghiên cứu thị trường

Nếu một sản phẩm là mới, công ty có thể không biết về triển vọng tương lai của sản phẩm.

Bạn cũng sẽ không biết thị trường cần sản phẩm gì, mức tăng doanh thu dự kiến ​​của sản phẩm mới là bao nhiêu, v.v. Những câu hỏi này được trả lời bởi nghiên cứu thị trường.

Phát triển chiến lược

Phân khúc, nhắm mục tiêu và định vị là một phần của chiến lược tiếp thị. Tuy nhiên, họ cũng tham gia vào việc quyết định cấu trúc tiếp thị và đưa ra chiến lược định vị đúng đắn.

Lập kế hoạch tiếp thị

Một kế hoạch được lập ra để phân tích vị trí của công ty và cũng là nơi công ty muốn đi trong một khoảng thời gian nhất định.

Người bán phải có thể tham khảo kế hoạch bất cứ lúc nào để phân tích xem mình có đang đi đúng hướng hay không.

Điều khiển

Khi một sản phẩm đã có mặt trên thị trường, khách hàng có thể đưa ra nhiều ý tưởng hơn để cải thiện nó.

Những ý tưởng này được bộ phận marketing xem xét, tiến hành nghiên cứu thị trường để tìm ra tính hợp lệ của các ý tưởng.

Người giới thiệu

1. Gaurav Akrani (2010). Chức năng và Quy trình Quản lý, Tư tưởng Quản lý. Thành phố Kalyan. Lấy từ: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Chức năng của Quy trình Quản lý: Lập kế hoạch, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm soát. Lấy từ: iedunote.com.
3. Chàng trai nghiên cứu (2019). Quy trình Quản lý và Quản lý. Lấy từ: studiousguy.com.
4. Quản lý Bệnh viện & Chăm sóc Sức khỏe Châu Á (2016). 8 bước được công nhận để quản lý bệnh viện thành công. Lấy từ: blog.asianhhm.com.
5. Hitesh Bhasin (2018). Quy trình quản lý marketing. Tiếp thị91. Lấy từ: marketing91.com.
6. Vanessa Maradiaga (2019). Quản trị giáo dục. Quản trị giáo dục. Lấy từ: Adminracionedu.blogspot.com.
7. Martin (2017). Quản lý Quy trình Kinh doanh Vòng đời. Sự khôn ngoan. Lấy từ: cleverism.com.