- Các loại
- -Khoảng cách kiểm soát
- Lợi thế
- Nhược điểm
- -Phần kiểm soát ánh sáng
- Lợi thế
- Nhược điểm
- Các yếu tố quyết định nó
- Chính thức hóa
- Ví dụ
- Các cuộc điều tra được thực hiện
- Văn hoá khác biệt
- Người giới thiệu
Khoảng kiểm soát là một khái niệm đề cập đến số lượng các phòng ban và nhân sự mà một nhà quản lý có thể quản lý một cách hiệu quả và hiệu quả. Điều này chủ yếu thiết lập số lượng người quản lý và cấp độ mà một công ty sẽ có.
Khi các phần khác nhau đã được tạo, công việc đã được phân chia và các vùng miền đã được chỉ định, người quản lý tiến hành chọn một dòng lệnh. Bằng cách này, họ xác định ai phụ thuộc vào ai, cũng chỉ ra số lượng nhân viên mà người quản lý có thể giám sát hiệu quả và hiệu quả.
Nguồn: pixabay.com
Giả định này đôi khi được gọi là mở rộng lệnh, phạm vi quản trị hoặc năng lực kiểm soát, cho biết số lượng công nhân phải phản hồi với người quản lý và do đó, số lượng cấp dưới mà anh ta có thể giám sát.
Trong khi phạm vi kiểm soát lớn hơn hoặc mở rộng quản trị rộng hơn, thì số lượng cấp dưới của mỗi sếp sẽ nhiều hơn. Nếu năng lực quản trị thấp hơn hoặc chặt chẽ hơn, số lượng nhân viên phụ trách sẽ ít hơn.
Các loại
-Khoảng cách kiểm soát
Khoảng kiểm soát càng lớn, tổ chức càng tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, phạm vi kiểm soát quá rộng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên ở một số khía cạnh. Điều này xảy ra bởi vì người giám sát sẽ không có thời gian để đưa ra sự trợ giúp và lãnh đạo cần thiết.
Lợi thế
- Người giám sát buộc phải giao các chức năng.
- Cơ cấu tổ chức ít béo phì, phẳng hơn.
- Các chính sách quản lý hành chính rất rõ ràng phải được hoạch định và thiết lập.
- Các cấp dưới được lựa chọn cẩn thận để họ có thể hoàn thành các hoạt động được giao phó.
Nhược điểm
- Ra quyết định chậm hơn.
- Các nhà quản lý có xu hướng làm việc quá sức.
- Có thể tạm thời xảy ra mất kiểm soát giám sát.
- Các vấn đề về giao tiếp có thể phát sinh.
- Nó đòi hỏi quản lý hành chính đặc biệt và chất lượng cao từ phía các nhà quản lý.
- Nó đòi hỏi các nhân viên phải chuẩn bị nhiều hơn.
-Phần kiểm soát ánh sáng
Khoảng kiểm soát chặt chẽ cho phép người quản lý kiểm soát chặt chẽ hơn. Tuy nhiên, chúng cũng mang những nhược điểm nhất định.
Lợi thế
- Sự giám sát chặt chẽ được thể hiện.
- Có sự liên lạc nhanh chóng giữa cấp trên và cấp dưới nên ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
- Kiểm soát tốt hơn các hoạt động được thực hiện.
Nhược điểm
- Với sự gia tăng của các cấp quản lý, việc ra quyết định giảm đi. Ngoài ra, nó thường cô lập ban lãnh đạo cấp cao nhất, vì có khoảng cách quá lớn giữa cấp trên và cấp dưới.
- Do tăng cấp quản lý nên phát sinh chi phí cao.
- Gây ra sự giám sát chặt chẽ hơn, có xu hướng cấp trên can thiệp vào công việc của người lao động, làm giảm quyền tự do và tự chủ của người lao động.
- Làm cho cơ cấu tổ chức béo phì và rộng hơn.
- Nó làm cho giao tiếp theo chiều dọc trở nên phức tạp hơn trong tổ chức.
Các yếu tố quyết định nó
Ở mỗi cấp độ phân cấp, số lượng cấp dưới hoặc bộ phận kiểm soát mà sếp trực tiếp phụ trách sẽ khác nhau. Tuy nhiên, số lượng công nhân mà ông chủ có thể giám sát là một chức năng của các yếu tố khác nhau, chứ không phải mức độ phân cấp.
Nói chung, khoảng thời gian nên nhỏ khi cấp trên cần liên hệ chặt chẽ với cấp dưới và có thể lớn hơn khi người giám sát không yêu cầu tiếp xúc nhiều với cấp dưới.
Dưới đây là các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến việc xác định khoảng kiểm soát:
- Tính chính xác của việc thể hiện thẩm quyền.
- Đào tạo cấp dưới.
- Sử dụng các kế hoạch khách quan.
- Tính minh bạch của các dự án.
- Các phương thức giao tiếp.
- Vị trí địa lý của cấp dưới.
- Tốc độ thay đổi hoặc tính ổn định của hoạt động.
- Hệ quả của các cuộc gặp gỡ.
- Chính thức hóa nhiệm vụ.
- Tương tác cá nhân cần thiết.
- Trình độ công nghệ.
- Năng lực của người quản lý.
- Lượng người trợ giúp đã sử dụng.
- Các nghề nghiệp theo cấp độ.
- Độ khó của các nhiệm vụ.
- Trải nghiệm và đào tạo cấp dưới.
- Cần có sự giám sát hoặc phối hợp chặt chẽ.
Chính thức hóa
Nó đề cập đến mức độ tiêu chuẩn hóa mà các vị trí hoặc chức vụ của một công ty có thể có.
Nếu một vị trí được chính thức hóa cao, với sự mô tả rõ ràng về vị trí và các thủ tục được thiết lập rõ ràng để thực hiện, thì người chiếm giữ nó chỉ có một giới hạn hẹp để thực hiện quyền lực đối với những gì anh ta có thể làm và theo cách nào.
Điều này xảy ra bởi vì những gì được tìm kiếm với chính thức hóa là để người lao động xử lý cùng một đầu vào và theo cách đã được xác định, để luôn có được sản xuất ổn định và đồng đều.
Khi trong một công ty có mức độ chính thức hóa thấp, có thể thấy rằng quy trình được mong đợi ở vị trí này không được lập trình sẵn. Do đó, người lao động có quyền tự do và tự chủ hơn để thực hiện quyền lực của mình trong công việc.
Ví dụ
Có một giới hạn liên quan đến số lượng cấp dưới phải báo cáo cho người quản lý để người đó có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và hiệu quả.
Ví dụ, người bán danh mục có thể được giám sát và nhắm mục tiêu với số lượng lớn hơn, vì các hoạt động của họ có thể dễ dàng kiểm soát. Nói cách khác, phạm vi kiểm soát rộng hơn ở các cấp độ hoạt động.
Mặt khác, khi công nhân dưới sự giám sát thực hiện các hoạt động trí óc không lặp lại và nhiều hơn, thì khoảng thời gian kiểm soát sẽ giảm xuống, vì mức độ phức tạp của giám sát tăng lên.
Các cuộc điều tra được thực hiện
Năm 1937, nhà nghiên cứu người Pháp VA Graicunas đã chỉ ra rằng các mối quan hệ có thể có trong tổ chức tăng lên về mặt hình học, với sự gia tăng tuyến tính về số lượng cấp dưới trực tiếp.
Graicunas cho rằng người quản lý G sẽ có một kiểu quan hệ tổ chức nhất định với hai cấp dưới A và B. Đối với ví dụ này, sẽ có sáu mối quan hệ giữa ba người này, như được chỉ ra dưới đây:
- Trực tiếp cá nhân: G <–> A và G <–> B
- Trực tiếp nhóm: G <–> A <–> B và G <–> B <–> A
- Bị gạch chéo: A <–> B và B <–> A
Lorsch Jay và Lawrence Paul đã sử dụng khoảng kiểm soát trung bình vào năm 1967 để đo lường kích thước của cơ cấu tổ chức. Họ coi các bộ phận kiểm soát của 10 cấp dưới như một chỉ số về cấu trúc thấp, và là chỉ số về cấu trúc cao đối với các bộ phận có từ 3 đến 5 cấp dưới.
Văn hoá khác biệt
Một điều khá liên quan là sự khác biệt về văn hóa khi phần điều khiển được phân định.
Một nghiên cứu được thực hiện tại các công ty Nhật Bản đặt tại Hoa Kỳ cho thấy các giám sát viên cơ sở kiểm soát trung bình 15 công nhân. Mặt khác, số lượng công ty Mỹ là 30 công ty.
Sự khác biệt này được hiểu là người Nhật coi trọng việc hiểu biết từng nhân viên, đây là một quá trình đòi hỏi sự tiếp xúc và nỗ lực nhiều hơn.
Người giới thiệu
- Eduardo Amorós (2019). Hành vi tổ chức. Eumed. Lấy từ: eumed.net.
- Định nghĩa XYZ (2019). Khái niệm Phần Kiểm soát. Lấy từ: Definition.xyz.
- UNAM (2019). Phần Kiểm soát hoặc Biên độ của Cơ quan. Lấy từ: Programs.cuaed.unam.mx.
- Kiến thức Web (2013). Chuỗi lệnh và khoảng kiểm soát. Lấy từ: knowledgeweb.net.
- Đại học Thế giới (2013). Bộ phận Kiểm soát hoặc Quản trị. Lấy từ: l30rabasm.blogspot.com.