- Các tính năng của giao thức kinh doanh
- Giao thức kinh doanh để làm gì?
- Đặt ra các tiêu chuẩn về hạnh kiểm
- Hướng dẫn các hoạt động xã hội
- Xây dựng hình ảnh công ty
- Tạo ra văn hóa công ty
- Ví dụ về giao thức kinh doanh
- Giao thức trong cuộc gọi điện thoại
- Giao thức trình bày, chào hỏi và chia tay
- Nghi thức ăn mặc
- Người giới thiệu
Các giao thức kinh doanh là một tập hợp các tiêu chuẩn xã hội và chính thức được thông qua bởi một công ty cho phù hợp của nó. Chức năng của nó là thiết lập các tiêu chuẩn ứng xử và các giới hạn chi phối hành động của tất cả các thành viên trong công ty.
Cơ quan quy phạm này, thường được bao gồm trong sổ tay hoặc tài liệu, thường quy định hành vi bên trong và bên ngoài của công ty. Nó là một quy tắc ứng xử được thiết lập trong văn hóa tổ chức của công ty.
Thông qua giao thức kinh doanh, các quy tắc cùng tồn tại giữa các trình độ lao động khác nhau của công ty và các tiêu chí giao tiếp phải phổ biến bên ngoài nó được thiết lập.
Các giao thức kinh doanh tập hợp các quy tắc và các bước phải tuân theo để lập kế hoạch, phát triển và kiểm soát các hành động được thực hiện bởi một công ty. Các tiêu chuẩn này có thể bao gồm các quy tắc do tiểu bang đặt ra.
Một ví dụ về giao thức kinh doanh là cách mà thư ký trả lời một cuộc điện thoại một cách thân thiện. Ngoài ra, cách đối xử đáng nể của tài xế một công ty vận tải khi đưa đón khách ra sân bay.
Các tính năng của giao thức kinh doanh
Trước khi trích dẫn các đặc điểm của giao thức kinh doanh, cần chỉ rõ nguồn gốc của thuật ngữ để chỉ rõ nội dung của nó tốt hơn.
Giao thức xuất phát từ tiếng Latinh "protos", có nghĩa là "cái gì đến trước cái gì đó", và "kollos" dùng để chỉ hành động gắn chặt hoặc dán một thứ gì đó.
Từ điển của Học viện Hoàng gia về Ngôn ngữ Tây Ban Nha theo một nghĩa của nó, định nghĩa nó như một "bộ quy tắc được thiết lập theo tiêu chuẩn hoặc phong tục cho các nghi lễ và các hành vi chính thức hoặc trang trọng".
Giao thức là một mô tả về các tiêu chuẩn hành vi phải được tuân theo trong một công ty hoặc tổ chức. Nó mô tả các hướng dẫn và thủ tục ứng xử để thực hiện một hành động hoặc trong một tình huống nhất định.
Giao thức kinh doanh phải truyền tải đến khách hàng bản chất của công ty, đó là lý do tại sao nó là một phần trong triết lý và hình ảnh của công ty. Có nhiều loại giao thức khác nhau: kinh doanh, tôn giáo, chính thức, thể thao, xã hội, v.v.
Các đặc điểm của một giao thức kinh doanh tốt là
1- Nó không được pháp luật điều chỉnh , nhưng nó được thực thi nghiêm ngặt trong công ty bởi các thành viên.
2- Nó thiết thực , vì nó quy định những tình huống phổ biến xảy ra trong công ty. Bằng cách này, sẽ tránh được rằng nó là một tài liệu tầm thường nếu không có sự tuân thủ của người lao động.
3- Nó có thể truy cập được cho tất cả các thành viên của tổ chức, vì nó thiết lập các hướng dẫn hành vi cho từng tình huống công việc.
4- Có thể hiểu được, bởi vì nó phải được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng để tất cả nhân viên công ty đồng hóa và tuân thủ mà không cần bào chữa.
5- Linh hoạt , về nguyên tắc vì các quy tắc đã được thiết lập phải được điều chỉnh cho phù hợp với từng tình huống của công ty, kể cả trong thời kỳ khủng hoảng. Nhưng cũng vì chúng có thể thay đổi theo thời gian và thích ứng với những thay đổi.
Giao thức kinh doanh để làm gì?
Đặt ra các tiêu chuẩn về hạnh kiểm
Việc thiết lập các nguyên tắc hành vi trong một công ty trong sổ tay giao thức nhằm điều chỉnh hành vi của các thành viên và tạo ra văn hóa tổ chức.
Nếu không có một giao thức, quan hệ lao động và giao tiếp giữa công ty và khách hàng sẽ hoàn toàn hỗn loạn. Sẽ không có sự tôn trọng đối với các thứ bậc và việc không có quy tắc ứng xử sẽ dẫn đến sự thiếu tôn trọng và đối đầu nội bộ liên tục.
Không thể thực hiện trật tự phân cấp mà không có giao thức kinh doanh, làm thay đổi cấu trúc tổ chức của công ty.
Hướng dẫn các hoạt động xã hội
Theo quan điểm của nghi thức xã giao, nghi thức cũng cần thiết cho việc tổ chức và thực hiện các hoạt động xã hội có liên quan đến công ty.
Giao thức giúp củng cố uy tín của công ty giữa các nhân viên và những người liên quan đến nó: khách hàng, cổ đông, nhà cung cấp, chính quyền, v.v.
Xây dựng hình ảnh công ty
Nó là một phần của hình ảnh doanh nghiệp của công ty, bởi vì nó hướng dẫn và kênh các hành động tích cực của các thành viên trong công ty. Hình ảnh của một công ty không chỉ phụ thuộc vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó cung cấp; nhưng của tổng thể các yếu tố xoay quanh điều đó.
Giao thức này rất hữu ích và cần thiết cho các công ty vì nó góp phần cải thiện quan hệ con người và củng cố hình ảnh công ty của họ. Khi nó được mở rộng cho tất cả các lĩnh vực của tổ chức, nó sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và hài hòa.
Tạo ra văn hóa công ty
Nó cũng tạo ra văn hóa kinh doanh và làm việc bằng cách giáo dục người lao động và nhà quản lý về nhu cầu tích hợp và cộng tác với các mục tiêu của tổ chức. Nó cũng giúp định hướng mối quan hệ của các đại diện của công ty với các cộng sự và khách hàng của họ.
Ví dụ về giao thức kinh doanh
Giao thức kinh doanh bao gồm các thủ tục được thiết lập trong tổ chức kinh doanh để tổ chức các sự kiện: cuộc họp, chuyến thăm, hội nghị, đàm phán, hành vi chính thức, v.v.
Nhưng nó cũng liên quan đến cách thức giao tiếp (giao tiếp nội bộ) giữa các thành viên của tổ chức với khách hàng và các bên liên quan (giao tiếp bên ngoài). Điều này bao gồm tất cả mọi thứ, từ cách bạn trả lời cuộc gọi điện thoại, cách bạn mặc đồng phục hoặc cách bạn ăn mặc.
Tương tự như vậy, nó bao gồm / hiểu được phong cách viết thư hoặc email và tất cả các yếu tố cần thiết để củng cố hình ảnh doanh nghiệp của công ty.
Ví dụ về giao thức kinh doanh đang nhận một cuộc gọi điện thoại. Trong cách trả lời, chào hỏi và giới thiệu bản thân đã tiềm ẩn một nét văn hóa doanh nghiệp. Do đó, nó là một yếu tố liên quan chặt chẽ đến hình ảnh doanh nghiệp hoặc thương hiệu.
Giao thức trong cuộc gọi điện thoại
- Chào buổi sáng Ông / Bà
- Tôi là Judith, tôi có thể giúp / phục vụ bạn như thế nào?
- Tôi sẽ xem xét trường hợp của bạn, vui lòng không rút lui.
- Cảm ơn bạn đã gọi, chúng tôi đang phục vụ bạn.
- Chúc một ngày vui vẻ Mr / Mrs.
Giao thức trình bày, chào hỏi và chia tay
- Đứng lên khi chào hỏi.
- Bắt tay một cách tinh tế và mỉm cười.
- Tránh ôm và hôn khoa trương.
- Nhìn vào mắt người đó khi nói.
- Tránh tuteo và sử dụng các thuật ngữ thông tục.
- Hãy thân thiện và thân thiện trong giao dịch của bạn.
- Cố gắng gọi tên người đó nếu bạn biết.
- Tránh tự tin thái quá.
- Tránh nói quá nhiều về bản thân và cuộc sống cá nhân của bạn.
Nghi thức ăn mặc
- Không mặc quần áo hoặc trang phục không phù hợp thu hút quá nhiều sự chú ý.
- Mặc quần áo giúp bổ sung cá tính của bạn.
- Mặc quần áo cỡ phù hợp.
- Mang cà vạt / áo khoác / váy / áo cánh.
- Đàn ông phải cạo râu đúng cách và chăm sóc ngoại hình.
- Phụ nữ trang điểm đúng cách.
- Giữ bàn tay và móng tay sạch sẽ và được chăm sóc tốt.
- Sử dụng nước hoa hoặc kem dưỡng da kín đáo.
Người giới thiệu
- Martínez, Julián Mesa: Sổ tay giao thức kinh doanh: nội dung và các bước chuẩn bị. Được lấy vào ngày 14 tháng 2 năm 2018 từ blog.grupo-pya.com
- Giao thức là gì và nó dùng để làm gì trong công ty? Tham khảo ý kiến của gestiopolis.com
- Tại sao giao thức lại quan trọng trong các công ty? Tham khảo ý kiến của gadebs.es
- Giao thức. Học viện Hoàng gia Tây Ban Nha. Từ điển thông thường. Tham khảo ý kiến của dle.rae.es
- Giao thức kinh doanh. Tham khảo ý kiến của cevents.es
- Tầm quan trọng của giao thức kinh doanh. Được tư vấn từ telesup.edu.pe