QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP: CÁC YẾU TỐ, GIAI ĐOẠN VÀ VÍ DỤ - TỪ VỰNG VĂN HÓA - 2026

Các quá trình truyền thông đề cập đến việc truyền tải thông tin hoặc tin nhắn từ người gửi đến người nhận thông qua một kênh, khắc phục những rào cản ảnh hưởng đến nhịp điệu của nó. Vì vậy, chúng là những bước cần phải thực hiện để đạt được thành công trong giao tiếp. Giao tiếp là một quá trình, và nếu quá trình này bị phá vỡ, thì nó sẽ thất bại.

Quá trình giao tiếp diễn ra theo chu kỳ, vì nó bắt đầu với người gửi và kết thúc với chính người gửi dưới dạng phản hồi. Nó được thực hiện lên, xuống và ngang trong toàn bộ tổ chức.

Nguồn: pixabay.com

Thủ tục này như vậy phải là một tương tác liên tục và năng động, ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi nhiều biến. Nó bao gồm một số bước nhất định mà mỗi bước tạo thành yếu tố cần thiết của giao tiếp hiệu quả.

Quy trình hai chiều

Giao tiếp là một quá trình hai chiều năng động trong đó một thông điệp dưới dạng ý tưởng, suy nghĩ, cảm xúc hoặc quan điểm được truyền giữa hai hoặc nhiều người với mục đích tạo ra sự hiểu biết chung.

Điều này bắt đầu khi người gửi hình thành ý tưởng của mình, và sau đó truyền thông điệp đến người nhận thông qua một kênh, người này sẽ cung cấp phản hồi dưới dạng một số thông điệp hoặc tín hiệu, trong một khoảng thời gian nhất định.

Vì vậy, giao tiếp được gọi là hành động truyền thông tin mong muốn và sự hiểu biết của người này với người khác. Thuật ngữ giao tiếp có nguồn gốc từ tiếng Latinh "Communis", có nghĩa là chia sẻ.

Thành phần

- Đơn vị phát hành

Người gửi hoặc người giao tiếp là người bắt đầu cuộc trò chuyện và đã hình thành một ý tưởng với mục đích truyền tải nó cho người khác.

Cơ sở chính của sự phát triển của giao tiếp được thiết lập bởi người truyền hoặc gửi thông điệp. Anh ta là người gửi thông điệp, có thể là một suy nghĩ, một ý tưởng, một hình ảnh, một biểu tượng, một báo cáo hoặc một mệnh lệnh, cũng như những tư thế, cử chỉ và thậm chí là một nụ cười nhất thời.

Do đó, người gửi là người khởi xướng thông điệp được truyền đi. Sau khi tạo ra ý tưởng, thông tin, v.v., người gửi mã hóa nó theo cách mà người nhận có thể hiểu rõ.

- Thông điệp

Thông điệp được gọi là thông tin được truyền đạt bằng lời nói, như trong lời nói và truyền thông, ngoài các dấu hiệu, hình ảnh hoặc biểu tượng, tùy thuộc vào tình huống và bản chất và tầm quan trọng của thông tin mà bạn muốn gửi.

Thông điệp là trung tâm của giao tiếp. Nó là nội dung mà người gửi muốn truyền đến người nhận.

Nó có thể được viết, bằng miệng, tượng trưng hoặc không lời, chẳng hạn như cử chỉ cơ thể, im lặng, thở dài, âm thanh hoặc bất kỳ tín hiệu nào khác kích hoạt phản hồi của người nhận.

- Kênh thông tin liên lạc

Kênh đề cập đến hình thức hoặc chế độ mà thông điệp được lưu chuyển hoặc được truyền đi. Nó là phương tiện truyền thông điệp đến người nhận. Thông điệp được truyền qua một kênh kết nối người gửi với người nhận.

Các phương tiện giao tiếp có thể là nói, viết, chỉ tay, cử chỉ, v.v. Thông điệp có thể nói hoặc viết và có thể được truyền qua bản ghi nhớ, máy tính, điện thoại, điện thoại di động, các ứng dụng hoặc TV.

- Người nhận

Đó là người hoặc nhóm mà thông điệp được dự định. Cố gắng hiểu nó theo cách tốt nhất có thể để đạt được mục tiêu giao tiếp.

Nó có thể là người nghe, người đọc hoặc người xem. Bất kỳ sơ suất nào từ phía người nhận có thể khiến việc giao tiếp không hiệu quả.

Mức độ mà người nhận giải mã thông điệp phụ thuộc vào kiến ​​thức của anh ta về chủ đề, kinh nghiệm, sự tin tưởng và mối quan hệ của anh ta với người gửi.

Người nhận là một nhân tố quan trọng trong quá trình giao tiếp cũng như người gửi, là đầu kia của quá trình.

Bạn phải có khả năng nhận được thông điệp, có một kênh giao tiếp tích cực và nơi bạn tránh bị phân tâm bởi những suy nghĩ khác.

- Các yếu tố khác

Quá trình giao tiếp không suôn sẻ như bạn tưởng. Từ khi truyền đến nơi nhận, thông điệp có thể bị can thiệp hoặc làm nhiễu ở bất kỳ giai đoạn nào bởi nhiều yếu tố, được gọi là rào cản đối với truyền thông hiệu quả.

Tiếng ồn

Nó có thể là bất kỳ loại can thiệp nào ảnh hưởng đến thông điệp được gửi, nhận hoặc hiểu.

Nó có thể theo nghĩa đen như tĩnh trên đường dây điện thoại hoặc vô tuyến, hoặc xa vời như hiểu sai một phong tục địa phương.

Bối cảnh

Đây là bối cảnh và tình huống giao tiếp diễn ra. Giống như tiếng ồn, ngữ cảnh có thể có tác động đến việc trao đổi thông tin. Bối cảnh có thể có khía cạnh vật lý, xã hội hoặc văn hóa.

Ví dụ: trong một cuộc trò chuyện riêng với một người bạn đáng tin cậy, nhiều thông tin cá nhân hoặc chi tiết về cuối tuần sẽ được chia sẻ hơn là trong cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hoặc trong một cuộc họp.

Các giai đoạn

Phát triển ý tưởng bởi người phát hành

Trong giai đoạn đầu tiên này, người giao tiếp phát triển hoặc hình thành ý tưởng được truyền tải. Nó còn được gọi là giai đoạn lập kế hoạch, vì trong giai đoạn này người phát hành hoạch định đối tượng giao tiếp.

Mã hóa

Mã hóa có nghĩa là chuyển đổi hoặc chuyển đổi một ý tưởng thành một hình thức có thể cảm nhận được để có thể truyền đạt cho người khác.

Do đó, mã hóa là đặt thông điệp được truyền đi trong một phương tiện thích hợp, có thể là lời nói hoặc không lời, tùy thuộc vào tình huống, thời gian, không gian và tính chất của thông điệp được gửi đi.

Người gửi bắt đầu với quá trình mã hóa, trong đó anh ta sử dụng một số từ hoặc kỹ thuật phi ngôn ngữ nhất định như cử chỉ cơ thể, dấu hiệu, biểu tượng, v.v., để chuyển thông tin thành một thông điệp sẽ được truyền đạt đến người nhận dự định.

Kiến thức, kỹ năng, nhận thức, nền tảng, năng khiếu, v.v. của người gửi có tác động lớn đến sự thành công của thông điệp.

Mã hóa là một bước quan trọng trong quá trình giao tiếp, vì mã hóa không chính xác và không phù hợp có thể làm sai ý định thực sự của quá trình giao tiếp.

Phát triển thông điệp

Sau khi mã hóa, người gửi tạo ra thông điệp có thể được truyền đến người nhận. Thông điệp có thể bằng miệng, bằng văn bản, biểu tượng hoặc không lời.

Ví dụ, khi mọi người nói, thông điệp là lời nói. Khi mọi người viết một bức thư, các từ và câu chính là thông điệp. Khi người ta khóc tức là người ta khóc.

Lựa chọn phương tiện

Khi người gửi đã mã hóa ý tưởng của mình thành một thông điệp, bước tiếp theo là chọn kênh hoặc phương tiện thích hợp mà thông qua đó anh ta muốn truyền tải thông điệp của mình đến người nhận.

Việc lựa chọn phương tiện truyền thông phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các cá nhân giữa người nhận và người gửi, cũng như mức độ khẩn cấp của thông điệp được gửi đi. Một số kênh giao tiếp được sử dụng nhiều nhất là miệng, ảo, viết, âm thanh và cử chỉ.

Nó phải được lựa chọn cẩn thận để thông điệp có hiệu quả và được người nhận giải thích một cách chính xác.

Vì mỗi kênh đều có ưu và nhược điểm nên việc lựa chọn đúng cách là điều tối quan trọng để truyền thông hiệu quả.

Truyền thông điệp

Trong bước này, người gửi thực sự truyền thông điệp qua phương tiện đã chọn. Trong chu trình giao tiếp, nhiệm vụ của người gửi kết thúc bằng việc truyền thông điệp.

Nhận tin nhắn của người nhận

Giai đoạn này chỉ đơn giản liên quan đến việc người nhận nhận được thông điệp của người gửi. Thông điệp có thể được nhận dưới dạng nghe thấy, nhìn thấy, cảm nhận, v.v.

Giải mã

Sau khi nhận được thông điệp, người nhận sẽ giải thích nó, chuyển nó thành những suy nghĩ và cố gắng phân tích và hiểu nó theo cách tốt nhất có thể.

Giải mã đề cập đến việc diễn giải hoặc chuyển đổi tin nhắn đã gửi thành một ngôn ngữ dễ hiểu. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là hiểu thông điệp.

Để làm được điều này, anh ấy xử lý nó trong tinh thần để hiểu nó. Nếu bạn không thể giải mã nó, thông báo không thành công.

Ví dụ, gửi một tin nhắn bằng tiếng nước ngoài mà người nhận không hiểu sẽ có thể dẫn đến lỗi giải mã.

Phản hồi

Nó là bước cuối cùng trong quá trình giao tiếp. Nó đề cập đến phản hồi của người nhận về thông điệp được gửi bởi người gửi.

Nó làm tăng hiệu quả của giao tiếp, vì nó cho phép người gửi biết được hiệu quả của thông điệp của mình. Đó là bản chất của giao tiếp hai chiều. Phản hồi của người nhận có thể bằng lời nói hoặc không lời.

Phản hồi là cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp đã được mã hóa, gửi, giải mã và hiểu một cách hiệu quả. Có nghĩa là, người nhận đã diễn giải chính xác thông điệp như dự định của người gửi. Đó là điều cần thiết để giao tiếp trở nên hiệu quả và hữu ích. Phân tích phản hồi giúp cải thiện các thông điệp trong tương lai.

Thí dụ

Brenda muốn nhắc chồng mình, Roberto ghé qua cửa hàng sau giờ làm việc và mua sữa cho bữa tối. Anh ấy quên hỏi cô ấy vào buổi sáng, vì vậy Brenda gửi cho Roberto một lời nhắc qua WhatsApp.

Anh ta trả lời và sau đó xuất hiện ở nhà với một lít sữa dưới cánh tay. Tuy nhiên, có điều gì đó không ổn: Roberto mua sữa sô cô la và Brenda muốn sữa bình thường.

Trong ví dụ này, công ty phát hành là Brenda. Người nhận là Roberto. Phương tiện là một tin nhắn văn bản. Mã là ngôn ngữ Tây Ban Nha mà họ đang sử dụng. Thông điệp chính là: "Sữa mẹ nhớ con!"

Trong trường hợp này, phản hồi là cả trực tiếp và gián tiếp. Roberto gửi cho Brenda một bức ảnh về sữa từ cửa hàng (trực tiếp) và sau đó trở về nhà với cô ấy (gián tiếp).

Tuy nhiên, Brenda không nhìn thấy bức ảnh gửi sữa vì thông điệp không được truyền đi (tiếng ồn) và Roberto không nghĩ đến việc hỏi cô ấy muốn loại sữa nào (bối cảnh).

Người giới thiệu

1. Shawn Grimsley (2018). Quy trình giao tiếp là gì? - Định nghĩa và các bước. Học. Lấy từ: study.com.
2. Biệt ngữ kinh doanh (2019). Quá trình giao tiếp. Lấy từ: businessjargons.com.
3. Điểm hướng dẫn (2019). Giao tiếp Hiệu quả - Quy trình. Lấy từ: tutorialspoint.com.
4. Truyền thông Kinh doanh (2019). Quá trình giao tiếp là gì? Các bước của quy trình giao tiếp. Lấy từ: thebusinesscommunication.com.
5. Richard Nordquist (2019). Các yếu tố cơ bản của quá trình giao tiếp. Suy nghĩCo. Lấy từ: thinkco.com.
6. Smriti Chand (2019). 7 Yếu tố Chính của Quá trình Giao tiếp. Thư viện bài viết của bạn. Lấy từ: yourarticlelibrary.com.